Bureau de Eventos: Impulsores del Turismo de Negocios

En el dinámico mundo del turismo y los eventos, existe una figura clave que impulsa el desarrollo económico de ciudades y regiones: el bureau de eventos. Pero, ¿qué es exactamente un bureau de eventos y por qué su labor es tan relevante para el crecimiento de un destino? Acompáñanos a descubrir el fascinante trabajo que realizan estas organizaciones y cómo contribuyen a convertir ciudades en centros neurálgicos del turismo de negocios.

¿Qué es un Bureau de Eventos o Bureau de Convenciones?

Un bureau de eventos, también conocido como bureau de convenciones o Destination Marketing Organization (DMO), es una organización dedicada a la promoción de un destino – ciudad, región o país – como sede ideal para la celebración de eventos de negocios. Su principal objetivo es atraer turismo de negocios, que abarca desde congresos y convenciones internacionales hasta ferias sectoriales, seminarios, viajes de incentivos y exposiciones.

Imagina una ciudad que aspira a ser reconocida como un centro de negocios a nivel mundial. Para lograrlo, necesita atraer eventos que congreguen a profesionales, empresas y organizaciones de diversos sectores. Aquí es donde entra en juego el bureau de eventos, actuando como un verdadero departamento de marketing de destino, especializado en el sector MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions).

¿Qué Funciones Desempeña un Bureau de Convenciones?

La labor de un bureau de convenciones es multifacética y abarca diversas áreas estratégicas para lograr su objetivo principal: atraer eventos y turismo de negocios. Entre sus funciones más destacadas, encontramos:

• Mercadeo de Destino Especializado: El bureau se encarga de diseñar e implementar estrategias de marketing de destino, enfocadas específicamente en el sector de eventos. Esto implica identificar los atractivos del destino para este tipo de turismo, definir los mercados objetivo y desarrollar campañas de promoción a nivel internacional.
• Consolidación de Red de Proveedores: Para ofrecer un servicio integral a los organizadores de eventos, el bureau crea y gestiona una red de proveedores y aliados locales. Esta red incluye hoteles, centros de convenciones, espacios para eventos, empresas de catering, transporte, agencias de viajes, empresas de servicios audiovisuales y otros proveedores relevantes para la industria.
• Posicionamiento de Marca Territorial: A través de acciones de comunicación y marketing, el bureau trabaja en el posicionamiento de la marca territorial del destino. Busca construir una imagen atractiva y profesional, destacando las ventajas competitivas de la ciudad o región como sede de eventos de negocios.
• Investigación y Conocimiento del Destino: Un bureau de convenciones debe ser un profundo conocedor del destino que representa. Realiza una investigación exhaustiva de los recursos, la oferta de servicios, la infraestructura y los atractivos turísticos de la región. Este conocimiento es fundamental para ofrecer información precisa y asesoramiento a los organizadores de eventos.
• Asesoría Imparcial y Gratuita: Uno de los servicios más valiosos que ofrece un bureau es la asesoría imparcial, gratuita y rigurosa a profesionales del sector corporativo y organizadores de eventos. El bureau proporciona información detallada sobre hoteles, venues (espacios para eventos), actividades de ocio complementarias y otros aspectos relevantes para la planificación de un evento. Esta asesoría facilita la toma de decisiones y ahorra tiempo y recursos a los organizadores.
• Elaboración y Presentación de Candidaturas: Un bureau de convenciones juega un rol activo en la captación de eventos internacionales. Elabora y presenta candidaturas de ciudad para ser anfitrión de congresos, convenciones y otros eventos de gran envergadura. Este proceso implica competir con otros destinos a nivel global, destacando las fortalezas y ventajas del destino representado.

¿Por Qué es Importante un Bureau de Convenciones para las Ciudades?

La presencia de un bureau de convenciones se ha convertido en un factor estratégico para el desarrollo económico de las ciudades. Su importancia radica en los múltiples beneficios que aporta:

• Especialización y Diversificación del Turismo: Los bureaus fomentan la especialización y diversificación de la oferta turística de una ciudad, impulsando el desarrollo del turismo de negocios, un segmento de alto valor que genera un impacto económico significativo.
• Fortalecimiento de Sectores Económicos Clave: Al atraer eventos relacionados con los sectores económicos fuertes de una región, los bureaus contribuyen a su fortalecimiento y crecimiento. Por ejemplo, un bureau en una ciudad con un sector tecnológico desarrollado buscará atraer congresos y ferias de tecnología, impulsando la innovación y el intercambio de conocimiento.
• Generación de Empleo: El turismo de negocios y la industria de eventos son importantes generadores de empleo. Los bureaus, al atraer más eventos, contribuyen a la creación de puestos de trabajo en diversos sectores, desde la hotelería y la gastronomía hasta los servicios de transporte y el entretenimiento.
• Impulso a la Economía Local: Los eventos de negocios generan un impacto económico positivo en la economía local. Los participantes en estos eventos, conocidos como turistas de negocios, utilizan una amplia gama de servicios en la ciudad, como hoteles, restaurantes, transporte, comercios y actividades culturales. Esto genera ingresos para las empresas locales y dinamiza la economía en general.
• Plataforma de Conocimiento y Competitividad: Los eventos internacionales que atraen los bureaus no solo generan un impacto económico, sino que también aportan conocimiento y oportunidades de networking. Estos eventos permiten a las empresas y profesionales locales estar al día con las últimas tendencias, establecer contactos con expertos internacionales y mejorar su competitividad.

Tipos de Eventos que Atrae un Bureau de Convenciones

La tipología de eventos que un bureau de convenciones busca atraer es diversa y abarca diferentes formatos, todos ellos con un denominador común: generar un impacto positivo en el destino. Algunos de los tipos de eventos más comunes incluyen:

• Ferias Sectoriales Internacionales: Eventos que reúnen a empresas y profesionales de un sector específico, como ferias de tecnología, turismo, industria alimentaria, etc.
• Convenciones: Reuniones de gran escala que congregan a miembros de una organización o asociación para discutir temas de interés común, tomar decisiones y establecer contactos.
• Congresos: Eventos científicos o académicos que reúnen a expertos e investigadores para presentar y debatir los últimos avances en un campo específico.
• Seminarios: Eventos de formación y capacitación de menor duración que los congresos, enfocados en la transmisión de conocimientos y el desarrollo de habilidades.
• Exposiciones Itinerantes: Muestras o exhibiciones que viajan de un lugar a otro, atrayendo público y generando interés en el destino.
• Viajes de Incentivos: Viajes organizados por empresas como premio o reconocimiento a empleados, clientes o socios, que combinan actividades de negocios con experiencias de ocio y recreación.

Ejemplo de Éxito: Greater Bogota Convention Bureau

Un ejemplo concreto de la importancia y el impacto de un bureau de convenciones lo encontramos en el Greater Bogota Convention Bureau. Esta organización, resultado de una alianza público-privada, trabaja incansablemente para posicionar a Bogotá y su región como un destino líder para el turismo de negocios en Latinoamérica.

El Greater Bogota Convention Bureau es una línea estratégica de Invest in Bogota, la agencia de promoción de inversión de la ciudad. Su creación responde a la voluntad de la Cámara de Comercio de Bogotá y la Alcaldía Mayor de Bogotá de fortalecer la promoción del destino y aprovechar el potencial del turismo de negocios para el desarrollo económico local.

Los resultados hablan por sí solos. En el año 2022, el Bureau de Convenciones de Bogotá, gracias a su trabajo en colaboración con aliados estratégicos, captó 21 eventos, incluyendo congresos, conferencias y viajes de incentivos. Se estima que estos eventos generaron un impacto económico de más de 5 millones de dólares, atrajeron a más de 9.100 asistentes y generaron más de 21.200 noches de ocupación hotelera. Estos datos demuestran el poder de un bureau de convenciones para impulsar el turismo de negocios y contribuir al crecimiento de un destino.

Preguntas Frecuentes sobre Bureaus de Eventos

¿Cuál es la diferencia entre un bureau de eventos y una agencia de eventos?

Un bureau de eventos es una organización de marketing de destino que promociona una ciudad o región como sede de eventos, ofreciendo asesoría gratuita y conectando a los organizadores con proveedores locales. Una agencia de eventos, por otro lado, es una empresa privada que se encarga de la planificación, organización y ejecución de eventos para sus clientes.

¿Cómo se financia un bureau de convenciones?

Los bureaus de convenciones pueden tener diferentes modelos de financiación. Algunos son financiados principalmente por entidades públicas, como ayuntamientos o gobiernos regionales. Otros operan como organizaciones público-privadas, con financiación mixta de entidades públicas y empresas privadas del sector turístico. También existen bureaus que se financian principalmente a través de membresías de empresas del sector.

¿Qué beneficios ofrece un bureau de eventos a los organizadores de eventos?

Un bureau de eventos ofrece numerosos beneficios a los organizadores de eventos, entre ellos:

• Asesoría gratuita e imparcial sobre el destino, proveedores y servicios.
• Conexión con la red de proveedores locales, facilitando la búsqueda y contratación de servicios.
• Apoyo en la presentación de candidaturas para eventos internacionales.
• Promoción del evento a través de los canales del bureau.
• Información y recursos para la planificación y organización del evento.

¿Cómo puedo contactar con un bureau de eventos?

La mayoría de los bureaus de eventos tienen presencia online, con páginas web donde se puede encontrar información sobre el destino, sus servicios y datos de contacto. También suelen ser activos en redes sociales. Una búsqueda en internet con el nombre de la ciudad o región y las palabras "bureau de convenciones" o "bureau de eventos" suele ser la forma más sencilla de encontrar su información de contacto.

En definitiva, los bureaus de eventos son piezas fundamentales en el engranaje del turismo de negocios. Su labor estratégica y su capacidad para generar sinergias entre el sector público y privado los convierten en aliados indispensables para el desarrollo económico y la proyección internacional de ciudades y regiones que aspiran a ser líderes en el competitivo mundo de los eventos.