hace 10 años
Organizar un evento exitoso a menudo implica un desafío financiero considerable. Si bien las empresas consolidadas pueden contar con presupuestos de marketing generosos, las organizaciones más pequeñas a menudo necesitan apoyo externo. Aquí es donde el patrocinio se convierte en una opción invaluable. Obtener patrocinadores no solo alivia la carga financiera, sino que también abre puertas a oportunidades de marketing y crecimiento de marca. Sin embargo, la búsqueda de patrocinadores puede parecer desalentadora. Muchas propuestas pueden ser rechazadas o simplemente ignoradas. Afortunadamente, existen estrategias probadas que pueden hacer que tu evento sea una propuesta de patrocinio mucho más atractiva. En esta guía completa, exploraremos en profundidad cómo conseguir patrocinadores para tu evento, desde la evaluación de tus necesidades hasta la creación de propuestas convincentes y el mantenimiento de relaciones a largo plazo.
¿Realmente necesitas un patrocinador para tu evento?
Para muchos eventos, el patrocinio es la clave para un marketing poderoso. Más allá de la simple recaudación de fondos, contar con uno o varios patrocinadores puede generar beneficios significativos, como:
- Aumentar el conocimiento de la marca: Asociar tu evento con marcas reconocidas amplifica tu visibilidad y llega a un público más amplio.
- Incrementar las ventas: El patrocinio puede generar oportunidades directas e indirectas para impulsar las ventas de tus productos o servicios.
- Mejorar la imagen de marca: La colaboración con patrocinadores de renombre puede mejorar la percepción pública de tu marca y evento.
Si bien el patrocinio ofrece numerosas ventajas, no todos los eventos lo necesitan para tener éxito. Sin embargo, existen situaciones específicas donde el patrocinio se vuelve esencial:
- Eventos de gran escala o alto perfil: Si tu evento cuenta con oradores o invitados de renombre, el patrocinio mediático asegura una amplia cobertura y atrae a un público más numeroso.
- Necesidades presupuestarias adicionales: Si tus objetivos requieren elementos costosos no contemplados en el presupuesto inicial, como tecnología avanzada o experiencias VIP, el patrocinio puede cubrir estos gastos extra.
- Expansión de la base de clientes: Colaborar con influencers, bloggers o figuras destacadas de la industria como patrocinadores puede transferir su audiencia a tu evento, solidificando tu imagen de marca en un nuevo mercado.
- Asistencia en la planificación logística: Hoteles, empresas de transporte o restaurantes pueden patrocinar con bienes y servicios, aliviando la carga logística y reduciendo costos.
- Eventos nuevos o marcas en desarrollo: El patrocinio de empresas establecidas en tu sector valida tu evento y marca, influyendo positivamente en el registro de participantes.
En resumen, el patrocinio puede ser crucial para eventos de todos los tamaños, ofreciendo beneficios que van más allá del financiamiento. Afortunadamente, encontrar patrocinadores no tiene por qué ser una tarea imposible. Con la estrategia adecuada y una comprensión clara de lo que buscan los patrocinadores, puedes convertir tu evento en una oportunidad atractiva.
¿Cómo elegir al patrocinador ideal para tu evento?
La buena noticia es que, con una propuesta sólida, es posible que tengas varias opciones de patrocinadores para elegir. La clave para seleccionar al mejor patrocinador radica en comprender profundamente los objetivos de tu evento, definir claramente lo que buscas en un patrocinio y entender el valor que tu evento ofrece a los posibles patrocinadores.
¿A qué tipo de empresas debes acercarte?
Al comenzar la búsqueda, las opciones pueden parecer abrumadoras. Sin embargo, la reputación de los posibles patrocinadores y su perspectiva sobre los eventos determinarán el tipo de relación que establecerás y el éxito general de tu evento. Considera los siguientes criterios:
- Patrocinadores que comprendan el valor del marketing de eventos: Ya sea que hayan patrocinado eventos antes o no, debes convencerlos de que la inversión generará un retorno positivo.
- Patrocinadores cuya audiencia coincida con la tuya: Busca empresas cuyos datos demográficos e intereses de público se alineen con los de tu evento. Si bien la alineación total es imposible, identifica áreas clave de coincidencia.
- Patrocinadores enfocados en el ROI (Retorno de la Inversión): Evita los "patrocinadores de vanidad" que solo buscan visibilidad superficial. Busca empresas que entiendan el patrocinio como una relación bidireccional y busquen resultados medibles.
Si aún tienes dudas sobre a quién contactar, considera estas cinco estrategias para encontrar patrocinadores de eventos:
5 Estrategias efectivas para encontrar patrocinadores para tu evento
Con un poco de creatividad y esfuerzo, encontrar opciones de patrocinadores para tu evento es un objetivo alcanzable.
- Utiliza herramientas digitales especializadas: Existen plataformas online diseñadas para conectar organizadores de eventos con potenciales patrocinadores. Algunas opciones populares incluyen:
- SponsorPark: Ideal para eventos corporativos en categorías como arte, entretenimiento, deportes, festivales y causas especiales.
- Sponeasy: Ofrece herramientas para crear propuestas de patrocinio atractivas y personalizadas.
- SponsorMyEvent: Utilizada por marcas como Forbes y TEDx, esta plataforma facilita la búsqueda de patrocinadores.
- OpenSponsorship: Específica para atletas, equipos y eventos deportivos.
- SponsorPitch: Permite buscar en su base de datos, utilizar CRM y exportar datos de patrocinadores.
- Define claramente los objetivos de tu evento: Incluso si tu objetivo principal es financiero, no cualquier patrocinador servirá. Por ejemplo, si necesitas ayuda para reservar un hotel en temporada alta, busca patrocinadores del sector hotelero, no de medios de comunicación. Puedes combinar diferentes tipos de patrocinadores para alcanzar múltiples objetivos.
- Contacta a patrocinadores de eventos similares: Las tasas de retención de patrocinadores de eventos están disminuyendo, lo que subraya la importancia de contactar a marcas que ya trabajan con eventos en tu industria o sectores relacionados. Estas empresas ya comprenden el valor del patrocinio de eventos y es más probable que sigan invirtiendo en este tipo de marketing. Además, conocen la afinidad entre su audiencia y la tuya, lo que facilita la presentación de tu propuesta.
- Prioriza marcas que se alineen con los valores de tu evento: Las reuniones y propuestas de patrocinio consumen tiempo, por lo que es esencial limitar la cantidad de marcas a las que contactas. Selecciona aquellas que representen los valores e imagen clave de tu evento. Por ejemplo, si tu evento es ecológico, busca empresas con prácticas sostenibles.
- Deja que tu audiencia te guíe: Investiga los intereses, redes sociales y marcas favoritas de tu público objetivo. Contacta a empresas con las que ya estén familiarizados. Ver nombres reconocibles y apreciados en la lista de patrocinadores genera una conexión emocional y fortalece el sentido de pertenencia de los asistentes.
8 Tácticas infalibles para convencer a los patrocinadores
Una vez que hayas identificado a los patrocinadores potenciales, es hora de cerrar el trato. Aquí te presentamos ocho tácticas probadas:
- Crea una propuesta impactante y detallada: Evita las propuestas genéricas. Personaliza cada propuesta como si fuera una carta de presentación para un trabajo soñado. Destaca por qué tu evento es una oportunidad única y valiosa para el patrocinador. Incluye los siguientes detalles:
- La historia de tu organización: Conecta emocionalmente al patrocinador compartiendo los orígenes y la misión de tu organización.
- Descripción de tu actividad: Explica tu misión y cómo la cumples en el día a día.
- Datos demográficos de tu audiencia: Demuestra la afinidad entre tu público objetivo y el del patrocinador.
- Detalles específicos de la financiación necesaria: Sé transparente sobre cómo se utilizarán los fondos, desglosando los gastos en rubros como alquiler de espacio, catering, oradores, etc.
- Ofrece incentivos atractivos: El patrocinio debe ser una relación de beneficio mutuo. Muestra al patrocinador qué obtendrá a cambio de su inversión. Algunas ideas incluyen:
- Stands gratuitos en ferias o exposiciones.
- Logotipo y nombre del patrocinador en banners y flyers promocionales del evento.
- Mención del patrocinador en publicaciones de blog, newsletters y redes sociales.
- Descuentos o regalos relacionados con el evento para clientes del patrocinador.
- Logotipo del patrocinador en merchandising promocional.
- Incentivar a tus seguidores en redes sociales a interactuar con el contenido del patrocinador.
- Propón una solución de "riesgo mínimo": Para empresas pequeñas o nuevas, patrocinar un evento puede parecer arriesgado. Propón un acuerdo de prueba. En lugar de solicitar la cantidad total, pide una porción menor a cambio de beneficios limitados. Este enfoque "poco riesgo, poca ganancia" permite al patrocinador evaluar la colaboración sin una gran inversión inicial. Funciona especialmente bien si deseas establecer una relación a largo plazo con el patrocinador.
- Forma alianzas con empresas más consolidadas: Si tu organización es joven o pequeña, la falta de reconocimiento de marca puede dificultar la atracción de patrocinadores. Colabora con empresas establecidas en tu sector para organizar el evento en conjunto. La presencia de una marca reconocida genera confianza en los patrocinadores potenciales y puede atraer a un público más amplio. Busca socios en tu nicho que no sean competidores directos.
- Investiga a fondo a tus patrocinadores potenciales: Mantente al tanto de las noticias y novedades de cada patrocinador. Busca información sobre:
- Eventos recientes en los que hayan participado.
- Cambios en la empresa o su liderazgo.
- Impacto de eventos actuales en su negocio.
- Lanzamiento de nuevos productos.
Aprovecha esta información para personalizar tu propuesta y vincularla a los intereses del patrocinador. Si un patrocinador acaba de lanzar un nuevo producto, ofrece tu evento como plataforma para promocionarlo. Sigue sus blogs y redes sociales y utiliza herramientas de noticias para mantenerte actualizado.
- Utiliza datos para generar confianza: Los patrocinadores buscan un retorno financiero de su inversión. Si has organizado eventos similares en el pasado, utiliza datos para respaldar tu propuesta. Comparte KPIs relevantes como:
- Ingresos brutos por promociones.
- Tasa de check-in vs. registro.
- Tamaño de tu comunidad online.
- Sectores representados en el público.
- Tasa de conversión visita-compra.
- Origen geográfico de los asistentes.
- Niveles de engagement en redes sociales.
- Alcance potencial de la audiencia online y offline.
Presentar datos concretos y documentación de tu software de gestión de eventos aumentará la credibilidad de tu propuesta.
- Elige el momento adecuado: El momento en que contactas a los patrocinadores es crucial. Comienza la búsqueda con suficiente antelación. Sé respetuoso con el tiempo del patrocinador, con emails y reuniones breves. Los expertos sugieren que mayo, junio y septiembre son los mejores meses, mientras que diciembre, noviembre, julio y agosto son los peores.
- Contacta a las personas clave: Identifica a los responsables de la toma de decisiones en materia de patrocinios. Evita los títulos obvios como "Gerente de Patrocinios", ya que suelen estar saturados de ofertas. Considera contactar a:
- Equipo de marca: Los gerentes de marca se centran en la imagen pública, un beneficio clave del patrocinio de eventos.
- Responsables de presupuesto: En empresas pequeñas, busca a quienes gestionan el presupuesto a nivel nacional o regional.
- Contactos existentes: Empieza por tu red de contactos. Las empresas con las que ya tienes relación pueden ser patrocinadores potenciales.
Prioriza a las personas que ofrecen el mayor ROI en tu tiempo invertido.
Recuerda que los patrocinadores son empresas, no organizaciones filantrópicas. Buscan un retorno por su inversión. Sé un comunicador efectivo y demuestra claramente el valor de tu evento para sus objetivos de marketing. Confía en tu propuesta y aumenta tus posibilidades de conseguir el patrocinio que necesitas.
Preguntas Frecuentes sobre Patrocinio de Eventos
- ¿Cómo conseguir patrocinadores para un evento?
- Comienza con anticipación y mantén una mente abierta. Define tus objetivos y los incentivos para los patrocinadores. Utiliza datos sobre tu audiencia para crear una propuesta convincente. Enfócate en los beneficios para el patrocinador, no solo en tu evento.
- ¿Qué empresas ofrecen patrocinios?
- Muchas empresas ofrecen patrocinios, desde grandes corporaciones como Wells Fargo, Marriott y Pepsi, hasta empresas locales. Sectores como aerolíneas, retailers, supermercados y aseguradoras son fuentes potenciales.
- ¿Qué buscan los patrocinadores de eventos?
- Buscan asociar su marca con eventos relevantes, ya sea por una causa benéfica o por la oportunidad de promocionar su marca. El patrocinio puede generar leads, contenido de marketing, relaciones comerciales, conocimiento de la audiencia y mejorar la percepción pública.
- ¿Qué tipo de negocios son más propensos a patrocinar?
- Las patrocinios corporativos son clave para organizaciones sin fines de lucro. Empresas de diversos sectores, especialmente aquellas con presencia local, buscan formas de contribuir a sus comunidades. Considera empresas en sectores como banca, hotelería, deportes, alimentación y bebidas, y seguros.
Con una estrategia bien definida y una propuesta atractiva, conseguir patrocinadores para tu evento es totalmente posible. ¡Empieza hoy mismo a aplicar estas estrategias y asegura el éxito financiero de tu próximo evento!