Invitaciones por Email Irresistibles para Eventos: Ejemplos y Plantillas

En el competitivo mundo de los eventos, la invitación por correo electrónico es tu carta de presentación, el primer contacto que define el interés y la asistencia. ¿Buscas inspiración promocional? Te presentamos una guía completa con ejemplos de invitaciones por email para eventos que te mostrarán el camino para transformar simples envíos en asistentes confirmados.

Crear el email de invitación perfecto no es una tarea sencilla, pero la clave está en entender que no existe un modelo único e infalible. El éxito en el email marketing de eventos reside en diseñar cada correo con un objetivo claro, ya sea impulsar el registro, anunciar ponentes destacados o simplemente generar expectativa. Ya sea que estés organizando un evento virtual o volviendo a los encuentros presenciales, tu invitación por email es el boleto dorado para convencer y convertir.

Beneficios de revisar ejemplos y plantillas de invitaciones por email para eventos

Antes de empezar a redactar tu propia invitación, sumergirte en ejemplos de invitaciones para eventos puede ser increíblemente beneficioso por diversas razones:

• Inspiración e ideas: Los ejemplos te muestran diferentes enfoques, estilos y formatos, ayudándote a generar ideas creativas para tu invitación.
• Mejores prácticas: Al analizar ejemplos exitosos, identificas elementos comunes y las mejores prácticas. Esto incluye la ubicación de información crucial, el uso efectivo de elementos visuales, el tono del mensaje y la presentación general.
• Adaptación a tu evento: Los ejemplos son un punto de referencia para personalizar tu invitación. Puedes adaptar el texto, el diseño y el contenido para que se ajusten al tema, tono y propósito de tu evento, asegurando que tu invitación refleje sus características únicas.
• Ahorro de tiempo y esfuerzo: Usar plantillas y ejemplos te ahorra tiempo al proporcionarte un punto de partida y una estructura. En lugar de empezar desde cero, puedes usar los ejemplos como base y modificarlos según tus necesidades, optimizando tu tiempo de creación. (¡Y no olvides ChatGPT, una herramienta fantástica para ahorrar tiempo y esfuerzo!)
• Profesionalismo y efectividad: Examinar invitaciones bien elaboradas te ayuda a entender cómo crear una invitación profesional y efectiva que transmita la información necesaria de manera clara y persuasiva. Los ejemplos te ofrecen ideas para crear un llamado a la acción (CTA) convincente, generando interés y motivando a los destinatarios a asistir a tu evento.

¿Listo para inspirarte? Echa un vistazo a estos ejemplos de invitaciones por email para eventos de otro nivel:

Ejemplos de invitaciones por email para eventos

1. SaaStr: Defendiendo la experiencia presencial

SaaStr, una de las conferencias tecnológicas más grandes de Estados Unidos, se volcó completamente a lo virtual en 2020 y fue híbrida en 2021. Para 2022, SaaStr programó su regreso presencial en septiembre. Su mensaje es directo y transmite entusiasmo, acompañado de imágenes atractivas. Además de un video con un GIF animado, el email incluye contenido generado por usuarios (CGU) del evento del año anterior para reforzar el concepto de “no solo lo decimos nosotros”.

Clave: ¡Trabaja de forma inteligente, no más duro! Utiliza publicaciones en redes sociales y CGU para promocionar tu evento e impulsar las inscripciones. ¡Crea una invitación para un evento de networking mostrando el networking en acción!

2. INBOUND: La opción híbrida

INBOUND 2022 apostó por un formato híbrido, una excelente elección del equipo de HubSpot para su evento insignia. Para celebrar este emocionante evento híbrido inaugural, INBOUND envió un email limpio y claro, con CTAs directos y un mensaje simple: ¡Regístrate! El email también incluye una sección sobre los beneficios de los pases, pero finalmente dirige al lector al sitio web del evento, el centro de información para todo lo que necesitas saber sobre qué esperar, quiénes son los ponentes, cuáles son las precauciones de salud y seguridad, y más.

Clave: A veces, lo simple es lo mejor. Apoyarse en el sitio web de tu evento para brindar detalles es la mejor manera de poner la información correcta frente a los ojos correctos en el momento adecuado.

3. Willo: Happy Hour virtual

Ya sea que organices una conferencia completa o un happy hour virtual único, ¡no subestimes el poder de los rostros en tu email de invitación! Willo sabe que sus clientes y fans quieren saber qué (y a quiénes) esperar, por lo que coloca a los ponentes y panelistas (si los tienes) al frente y en el centro. También ayuda a poner rostro a los nombres para que, cuando la gente aparezca, tenga una idea de quién es quién.

Clave: Utiliza a tus ponentes y panelistas en tu invitación por email para animar a los lectores a registrarse y asistir.

4. Webinar de Sumo: Propuesta de valor obvia

Cuando se asiste a un evento o webinar, la inversión más valiosa que hace un asistente no es su dinero, sino su tiempo. Por lo tanto, un punto central en todas las invitaciones a eventos debe ser explicar claramente qué obtendrá el lector del evento si asiste. Hacerlo impulsará la acción de manera más rápida y efectiva.

Este email no pierde tiempo en decirle al lector el valor que recibirá al asistir al webinar. Al afirmar audazmente que el webinar ayudará a aumentar los ingresos del comercio electrónico en un 50%, el lector comprende de inmediato el beneficio de asistir al webinar y, por lo tanto, se le anima a actuar más rápidamente. Cuanto antes sepa el lector qué gana, más rápido decidirá si quiere o no asistir.

Clave: Hazle saber al lector, lo antes posible, qué obtendrá del evento. Dejar clara y específica la propuesta de valor ayudará a impulsar la acción.

5. SXSW: Que no nos olviden

SXSW, posiblemente una de las conferencias más populares de Estados Unidos, tiene lugar en Austin, Texas, y son múltiples conferencias en una, que abarcan tecnología, educación, música y más. Tras cancelar el evento en 2020 y volverse completamente virtual en 2021, SXSW se preparó para volver a la presencialidad en 2022. Aunque faltaban meses para el evento, eso no impidió que los fantásticos profesionales de marketing de eventos de SXSW enviaran un pequeño recordatorio una vez que las oportunidades de participación estuvieron listas para lanzarse.

Con un mensaje simple y acorde con la marca, SXSW logró generar entusiasmo por su regreso a Austin e impulsar el interés temprano en todo, desde patrocinios hasta oportunidades de voluntariado.

Clave: No todos los emails de eventos tienen que apuntar al registro. Genera interés en tu marca comunicando el valor de tu evento de manera temprana y frecuente.

6. EMS: Diseño audaz

Aunque no se aprecie en la captura de pantalla, este email incluía un contador en vivo para crear urgencia y FOMO (miedo a perderse algo). También nos encantan los colores vibrantes y audaces y el diseño del email, que guía al lector desde el encabezado festivo hasta el botón “Regístrate ahora”. Este email se siente como una fiesta de confeti directamente en tu bandeja de entrada, ¿verdad?

Clave: No temas ser audaz con tu esquema de colores, incluso si no coincide con la marca principal. A veces, para llegar a un público más amplio, hay que salir de lo convencional y desviarse de lo que la gente conoce o espera.

7. Marketing Optimization Week: Logo memorable

Esta invitación a un webinar destaca por su logo de marca único. Con tanta conversación sobre emails alineados con la marca, tiene sentido enfatizar la importancia de la marca en sí. Una semana de talleres online organizada por Unbounce seguro que cubre muchos temas diferentes, pero la simplicidad y claridad del logo hacen que el lector sienta que los talleres se presentarán de forma ordenada y fácil de asimilar. Un logo influye mucho en una invitación a un evento, por lo que dedicar tiempo y esfuerzo a asegurar que sea bueno es una inversión que merece la pena.

Clave: Los logos únicos y memorables contribuyen en gran medida a mantener una invitación a un evento fresca en la mente del lector.

8. Demostración de Realidad Aumentada de Livefront: Menos es más

Hay una diferencia entre simplicidad y falta intencionada de información. Esta invitación de Livefront pretende promocionar su evento de demostración de realidad aumentada dando la mínima información posible. Si bien dan la fecha y la hora del evento, omiten la ubicación y los detalles específicos del evento para inducir una sensación de curiosidad en el lector. El tema consistente de burbujas en todo el email hace que este mensaje sea inteligente y memorable. La combinación de un tema inteligente y unificado con una ligera falta de información para fomentar un clic en el botón CTA es lo que hace que este email de invitación sea exitoso.

Clave: Oculta cierta información al lector para que desee más información, acercándolo al botón CTA.

9. Gainsight: La experiencia de streaming

Con un diseño limpio y muchas imágenes, Gainsight promocionó su evento virtual de una manera que recuerda mucho a Netflix. El texto del email deja claro que hay un montón de contenido para elegir, e incluso el encabezado y el botón CTA se sienten más como una experiencia de streaming que como un evento de una empresa tecnológica.

Clave: Dedica tiempo al diseño. No siempre tienes que ser sofisticado, pero un diseño visual claro y limpio te ayudará a destacar en la bandeja de entrada.

10. WWDC: Oscuro, misterioso y atractivo

La conferencia de desarrolladores de Apple es uno de los eventos más populares que organiza Apple, y en 2021 el evento fue totalmente virtual. Este email de invitación ofrece un aire oscuro y misterioso (clásico de Apple), pero también irradia emoción con las figuras memoji en el encabezado. Lo mejor de este email es que comparte sucintamente lo que los asistentes pueden esperar, desde la conferencia magistral y más de 200 sesiones hasta una ceremonia de entrega de premios y más. Pero lo mejor de este email es que se asemeja al sitio web del evento al dedillo, creando una experiencia fluida y consistente.

Clave: Asegúrate de que el sitio web de tu evento y el email de invitación ofrezcan una experiencia visual y textual fluida y consistente.

11. MozCon: Proceso de compra transparente

Las invitaciones no solo deben generar entusiasmo por el evento, sino que también deben convencer eficazmente a los lectores para que asistan. Una de estas tácticas de persuasión es justificar los costes. Asistir a una conferencia es una inversión considerable para las empresas, ya que cada entrada puede costar cientos de dólares, por no hablar del tiempo dedicado a la conferencia y fuera de la oficina. Para ayudar a justificar estos costes a los asistentes, el equipo de eventos de MozCon decidió crear un desglose de las entradas para ilustrar exactamente cómo se invertía su dinero en el evento. Esta es una forma eficaz no solo de ser transparente con los asistentes, sino también de ayudarles a justificar ante sus superiores que asistir al evento merecerá la pena.

Clave: Los lectores agradecerán la transparencia en lo que respecta al precio de las entradas. Esto ayudará a justificar los costes no solo ante sí mismos, sino también ante sus superiores.

4 Plantillas de emails de invitación a eventos

Utilizar una plantilla para una invitación a un evento ofrece varias ventajas. ¿Necesitas ayuda para redactar una invitación a un evento de networking? ¿Escribir un email anunciando a los ponentes destacados de tu evento? Aquí tienes tres plantillas de invitación a eventos para empezar a crear la tuya propia.

Plantilla de invitación a evento nº 1: Invitación general a evento

Asunto: ¡Estás invitado! Únete a nosotros para un evento emocionante

Estimado/a [Nombre],

Nos complace invitarte a [Nombre del evento], donde expertos de la industria y líderes de opinión compartirán sus conocimientos y experiencias sobre [Tema del evento].

Fecha: [Fecha del evento]
Hora: [Hora del evento]
Lugar: [Lugar del evento]

El evento contará con atractivas ponencias magistrales, mesas redondas interactivas y valiosas oportunidades de networking. Es una oportunidad fantástica para conectar con profesionales con ideas afines y obtener nuevas perspectivas sobre [Tema del evento].

Creemos sinceramente que este evento aportará un inmenso valor a todos los asistentes, y nos sentiríamos honrados de contar con tu presencia. Por favor, reserva tu plaza haciendo clic en el siguiente enlace de inscripción:

CTA: [Enlace de inscripción]

Esperamos tu presencia en [Nombre del evento] y compartir juntos una experiencia enriquecedora. Si tienes alguna pregunta o necesitas más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

Un cordial saludo,
[Tu nombre]
[Tu cargo/posición]
[Empresa/Organización]

Plantilla de invitación a evento nº 2: Anuncio de ponentes

Asunto: ¡Reserva la fecha! Anunciamos a nuestros ponentes estelares en [Nombre del evento]

Estimado/a [Nombre],

No olvides reservar tu plaza para [Nombre del evento], un evento extraordinario que pretende inspirar y educar a profesionales como tú. Nos complace anunciar nuestra cuidadosamente seleccionada lista de ponentes que compartirán sus conocimientos y perspectivas.

Aquí tienes un adelanto de algunos de nuestros estimados ponentes:

[Nombre del ponente 1]: [Afiliación del ponente]
[Nombre del ponente 2]: [Afiliación del ponente]
[Nombre del ponente 3]: [Afiliación del ponente]

Estos líderes de opinión profundizarán en diversos temas, abarcando las últimas tendencias y estrategias innovadoras en [Tema del evento]. Su experiencia proporcionará conocimientos inestimables y te ayudará a mantenerte a la vanguardia en el panorama actual en rápida evolución.

CTA: [Enlace de inscripción]

Prevemos una asistencia fantástica y esperamos darte la bienvenida a [Nombre del evento]. No dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes alguna pregunta o necesitas información adicional.

Un cordial saludo,
[Tu nombre]
[Tu cargo/posición]
[Empresa/Organización]

Plantilla de invitación a evento nº 3: Plantilla de invitación a evento de networking

Asunto: [Título del evento]: Evento de networking el [Fecha] en [Lugar]

Estimado/a [Nombre del destinatario],

Nos complace invitarte a nuestro próximo evento de networking, programado para el [Fecha], en el hermoso [Lugar]. Esta es una oportunidad fantástica para conectar con líderes de la industria, adquirir conocimientos valiosos y ampliar tu red profesional.

[Programa del evento]

Confirma tu asistencia antes del [Fecha límite de confirmación]: [Enlace de confirmación]

¡Esperamos hacer networking contigo!

Un cordial saludo,
[Tu nombre]
[Tu información de contacto]

Plantilla de invitación a evento nº 4: Recordatorio de evento y última oportunidad

Asunto: ¡No te lo pierdas! Última llamada para inscribirte en [Nombre del evento]

Estimado/a [Nombre],

Esperamos que este email te encuentre bien. Queríamos recordarte que [Nombre del evento] está a la vuelta de la esquina. Esta es tu última oportunidad de asegurar tu plaza y formar parte de esta excepcional reunión de profesionales de la industria.

Fecha: [Fecha del evento]
Hora: [Hora del evento]
Lugar: [Lugar del evento]

Este evento promete ser una plataforma para el aprendizaje, el networking y la colaboración, ofreciéndote la oportunidad de ampliar tus conocimientos y conectar con compañeros de la industria. Aprende de expertos de la industria sobre las tendencias más candentes y lo que necesitas saber sobre [Tema del evento].

CTA: [Enlace de inscripción]

El tiempo se acaba, y nos encantaría que te unieras a nosotros en [Nombre del evento]. No dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes alguna pregunta o necesitas más información.

Un cordial saludo,
[Tu nombre]
[Tu cargo/posición]
[Empresa/Organización]

Cómo crear una invitación irresistible a un evento de networking para aumentar las confirmaciones

Crear una invitación atractiva para un evento de networking es crucial para aumentar las confirmaciones de asistencia (RSVP). Una invitación convincente atrae a los posibles asistentes, refleja la esencia del evento y proporciona toda la información necesaria. Aquí te explicamos cómo crear una invitación irresistible:

• Establece un objetivo claro: Comprende lo que pretendes conseguir con el evento, como fomentar las conexiones o compartir conocimientos. Este objetivo debe resonar en toda tu invitación.
• Escribe un título intrigante: Un título pegadizo y relevante puede despertar el interés. Títulos como “Noche exclusiva de networking con líderes de la industria” crean una sensación de exclusividad y valor.
• Personaliza la invitación: Personaliza las invitaciones dirigiéndote a los destinatarios por su nombre y mencionando cómo el evento es relevante para ellos.
• Muestra los detalles del evento: Incluye la fecha, la hora, el lugar (o el enlace virtual) y lo que pueden esperar.
• Prioriza el atractivo visual: Utiliza elementos visuales o gráficos atractivos que resuenen con el tema del evento.
• Ofrece prueba social: Menciona a los asistentes o ponentes notables e incluye testimonios de eventos anteriores.
• Escribe un llamado a la acción (CTA) claro: Facilita el proceso de confirmación con un CTA claro y destacado como “Reserva tu plaza” o “Únete a nosotros”.
• Siempre haz un seguimiento: Un recordatorio amable una semana antes del evento puede ayudar a mantenerlo en el radar de los asistentes.
• Aporta valor: Destaca los beneficios de asistir, ya sean los conocimientos que adquirirán, las personas que conocerán o lo bien que se lo pasarán. Considera la posibilidad de incluir un resumen de una página que los posibles asistentes puedan compartir con las partes interesadas para obtener su aprobación para asistir.
• Mide, mide, mide: Evalúa el éxito de tu invitación haciendo un seguimiento de las tasas de RSVP y las opiniones de los asistentes, y utiliza esta información para futuros eventos.

Resumen: 5 consejos para un email de invitación a eventos eficaz

¿Tienes poco tiempo? Aquí tienes cinco consejos para triunfar con tu próximo email de invitación a eventos:

1. Sé breve y conciso: Ve directo al grano y evita la información innecesaria.
2. Destaca la propuesta de valor: Explica claramente por qué deberían asistir a tu evento.
3. Incluye un CTA claro: Facilita el registro con un botón o enlace destacado.
4. Utiliza elementos visuales atractivos: Imágenes, videos o GIFs pueden hacer que tu invitación sea más atractiva.
5. Personaliza tu mensaje: Dirígete a tus destinatarios por su nombre y segmenta tus listas de correo.

¿Cómo anuncio un evento por email?

Si quieres que la gente preste atención a tu próximo evento, necesitas hacer un anuncio que les llame la atención. Con un anuncio de evento sólido, puedes despertar el entusiasmo de la gente desde el principio, conseguir inscripciones y construir tu red. Una encuesta reveló que el 76% de los profesionales del marketing declararon que los emails son la mejor manera de asegurar las inscripciones para los eventos, lo que convierte a esta estrategia en una herramienta importante en tu arsenal.

Exploremos cómo puedes hacer que el anuncio de tu evento sea inolvidable.

¿Qué son los anuncios de webinars y eventos?

Los anuncios de eventos son comunicaciones o mensajes compartidos para informar y generar interés en un evento próximo. Estos anuncios suelen proporcionar detalles clave sobre el evento, como la fecha, la hora, el lugar y la descripción. Los anuncios de eventos pueden enviarse a través de diversos canales, como email, redes sociales, sitios web, comunicados de prensa y correo directo.

Por lo general, el anuncio también servirá como invitación, informando a la gente sobre el evento e invitándola a unirse. Los anuncios de eventos desempeñan un papel crucial en la creación de conciencia, la generación de entusiasmo y el impulso de la asistencia para el éxito de los eventos. Estos anuncios son una gran oportunidad para incluir la personalización y hacer saber al destinatario que te importa personalmente que venga al evento.

Exploraremos algunos de los elementos importantes de estos anuncios de eventos y varios tipos diferentes de anuncios que podrías hacer y plantillas que puedes seguir al empezar a escribir los tuyos propios.

¿Por qué son importantes los anuncios de webinars y eventos?

Enviar invitaciones y recordatorios de eventos es esencial para involucrar a tu público existente. Sin embargo, ¿qué pasa con la atracción de posibles asistentes que aún no están en tu base de contactos? Aquí es donde entra en juego un anuncio de evento. Piénsalo como una forma especializada de promoción que se centra en la promoción de tu evento en lugar de productos. Los anuncios de eventos son importantes porque son herramientas poderosas para generar interés, atraer asistentes y crear conciencia sobre tu evento. La creación de mensajes anunciando eventos pone de relieve el evento y atrae la atención inmediata. Ayuda a dar más visibilidad a cualquier patrocinador o socio que trabaje contigo en el evento.

El anuncio también servirá como tu primera interacción con los posibles asistentes, y querrás crear una buena primera impresión. Atraer al mayor número posible de personas desde el principio puede construir tu lista de asistentes y fomentar la conversación y el interés en tu evento.

Los anuncios de eventos también proporcionan información valiosa sobre los intereses y preferencias de tu mercado objetivo. Al supervisar la respuesta a tus anuncios, como las métricas de compromiso o las consultas recibidas, puedes comprender mejor los segmentos específicos de tu público objetivo que están más interesados en tu evento. Este conocimiento puede informar los futuros esfuerzos de marketing y ayudar a adaptar tus mensajes para que resuenen eficazmente con tu público.

¿Cómo invito a la gente a un webinar o evento?

Puedes utilizar algunas estrategias diferentes para invitar a la gente a eventos, como invitaciones de calendario y emails. Es probable que varíes tu estrategia en función del evento en cuestión. Por ejemplo, podrías utilizar una invitación de calendario para una reunión interna de la empresa con algunos compañeros, una invitación por email para una feria comercial y una invitación física formal para una junta de accionistas, seguida de un email para confirmar la recepción.

Sin embargo, la clave de cualquier anuncio es ser persuasivo y conciso. Quieres que sea fácil para la gente escanear y absorber la información importante, al tiempo que les animas a asistir a tu evento.

Anunciar tu evento o webinar a un público general

Además de tus invitaciones que van directamente a la gente, también podrías crear anuncios e invitaciones a eventos diseñados para atraer a otros interesados en tu evento. Aquí tienes tres formas principales de conseguir este objetivo.

Crea un formulario de suscripción con un lead magnet

Empieza por crear un formulario de suscripción con un lead magnet. Puedes invitar a la gente a suscribirse a una lista de emails o algo similar, y a cambio, pueden recibir entradas o descuentos para tu evento. Esto puede ayudarte a construir suscriptores y tu lista de asistentes, preparándote para más oportunidades de alimentar clientes potenciales.

Coloca un banner en tu sitio

También puedes colocar un banner en tu sitio. Sin embargo, tienes que tener cuidado y asegurarte de que la colocación no obstaculice la experiencia del usuario en tu página. Sin embargo, si lo colocas bien, puede ser una estrategia excelente y llamativa que anime a la gente a saber más sobre el próximo evento e inscribirse para asistir.

Organiza un sorteo utilizando redes sociales y email

Las redes sociales también pueden proporcionarte un medio excelente para dar a conocer el nombre de tu evento. Puedes utilizar tus páginas sociales para crear y luego promocionar eventos. Tus seguidores pueden entonces ganar descuentos, entradas gratuitas o regalos a través de acciones como promocionar tu evento o publicarlo y etiquetarte en sus propias líneas de tiempo.

Crear un anuncio de webinar o evento por email

Una de las estrategias más comunes para hacer un anuncio de evento es el email. Hay una variedad de formatos diferentes que puedes utilizar para redactar este tipo de emails, pero cada uno de ellos debe contener ciertos puntos de información central.

¿Qué información debe incluir un email de anuncio de evento?

Quieres que el anuncio de tu evento incluya algunas características clave:

• Un saludo formal y personalizado. Haz saber a tu público que este email fue escrito para ellos, específicamente. La personalización puede aumentar las tasas de apertura en un 11% y las tasas de clics en más de un 25%.
• Información clara. Asegúrate de que tu email sea claro y vaya al grano para que el lector sepa qué está pasando y cuándo.
• Detalles sobre el próximo evento. Haz saber al lector dónde es el evento, el tipo de evento (por ejemplo, lanzamiento de ventas, conferencia, formación), el formato (virtual, presencial, híbrido) que debe esperar y el tono del evento.
• Fecha, hora y duración del evento. Haz saber a tu público cuándo tendrá lugar el evento y cuánto tiempo pueden esperar que dure.
• Título claro y descripción convincente del evento. Incluye un título que resuma lo que la gente puede esperar cuando asista a tu evento. Debe llevar fácilmente a tu descripción, capturando el valor de tu evento para que atraigas a los posibles asistentes.
• Ponentes o presentadores destacados. Tus presentadores y ponentes también pueden atraer a posibles asistentes, ya que la gente disfruta escuchando a expertos destacados. Promocionar a tus principales ponentes también puede despertar el interés de tu público.
• Patrocinadores o socios notables. Al igual que tus ponentes, los patrocinadores o socios interesantes pueden interesar a más miembros del público. Enumera los patrocinadores y socios que pueden atraer a más gente a tu evento.
• Sitio web o enlace de inscripción para registrarse. Haz que sea claro y sencillo para la gente registrarse directamente desde tu email incluyendo un enlace de registro.
• Elementos visuales que reflejen el tema y el estilo del evento. Selecciona cuidadosamente elementos visuales que encajen con el tema y el estilo del evento. Ayudará a marcar el tono de tu evento.
• Información de contacto para consultas o detalles adicionales. Haz saber a tu público exactamente con quién debe ponerse en contacto si desea información adicional. Darles un nombre personal en lugar de solo la empresa general se siente más como un email personal que como un mensaje masivo.
• Asunto que llame la atención y capte el interés. El asunto es tu oportunidad de captar la atención de tus lectores y atraerlos. Utilízalo para animarles a abrir y leer tu email.

Descarga el Plan para el Éxito de Webinars de Hubilo para obtener nuestra Lista de Comprobación de Planificación Esencial para Eventos Ganadores

Mientras escribes, asegúrate de revisar lo que has escrito. Quieres que el email refleje bien en ti y en el resto de tu empresa.

Cómo anunciar un evento con un email oficial + Ejemplos y plantillas

Para escribir un email oficial de anuncio de evento, querrás empezar con un titular que llame la atención. Dale a tu público una razón para abrir el mensaje.

Mientras escribes tu contenido, asegúrate de capturar el tono del evento en tu mensaje. Haz saber a la persona que recibe tu email por qué también ha recibido tu invitación personal.

Veamos algunas plantillas diferentes de anuncios de eventos que puedes utilizar para crear tus emails. A continuación, puedes ver un ejemplo de anuncio de un próximo evento para entender la plantilla en acción.

Cómo anunciar tu seminario

Asunto: Por favor, acepta nuestra invitación a nuestro seminario [industria]

Intro personalizada: Estimado/a [Nombre]

Cuerpo para animar a la asistencia: El [fecha], reuniremos a algunos de los líderes más inspiradores de [industria], y queríamos hacerte una invitación personal. A lo largo del día, escucharemos a expertos en [áreas] mientras líderes con visión de futuro discuten la dirección y el futuro de [industria].

Estas son solo algunas de las características que creemos que apreciarás:

[Razón 1]
[Razón 2]
[Razón 3]

El espacio es limitado, y esperamos que puedas unirte a nosotros. Por favor, haz clic en el enlace de abajo para registrarte. Podemos guardar tu plaza hasta el [fecha].

¡Esperamos verte!

Ejemplo de anuncio de evento

Asunto: Por favor, acepta nuestra invitación a nuestro seminario de investigación medioambiental

Estimado/a Johanne,

El 30 de septiembre, reuniremos a algunos de los líderes más inspiradores en investigación medioambiental, y queríamos hacerte una invitación personal. A lo largo del día, escucharemos a expertos en conservación y cultivo de especies autóctonas mientras líderes con visión de futuro discuten la dirección y el futuro de la investigación medioambiental.

Estas son algunas de las características que creemos que apreciarás:

Ver algunas de las increíbles tecnologías y estrategias emergentes para preservar las especies autóctonas.
Hablar con líderes de las principales organizaciones medioambientales para aprender a aplicar estas estrategias de conservación.
Obtener acceso a investigaciones de vanguardia.

El espacio es limitado, y esperamos que puedas unirte a nosotros. Por favor, haz clic en el enlace de abajo para registrarte. Podemos guardar tu plaza hasta el 10 de junio.

¡Esperamos verte!

Invita a tu público a una conferencia que estés organizando

Asunto atractivo: ¡Marca tu calendario! Es hora de [Nombre de la conferencia]

Intro personalizada: Estimado/a [Nombre]

Anuncio: Anunciando la [nº de años] [nombre de la conferencia]

Cuerpo personalizado: [Nombre], nos complace dar el pistoletazo de salida a la [nombre de la conferencia] para el [nº de años] el [fecha] en [lugar].

Nuestras conferencias anteriores han estado repletas de información valiosa y excelentes oportunidades de networking, y sabemos que este año continuará la tradición.

Escucharás a ponentes como [nombres] y debatirás sobre el liderazgo de la industria en áreas como [temas].

Esta es una conferencia para poner en tu calendario ahora mismo.

[insertar fotos de conferencias anteriores].

Si pones tu nombre en nuestra lista de espera, recibirás la notificación anticipada para que puedas registrarte en cuanto se abra. Asegura tus descuentos y tu plaza.

¡Esperamos verte!

Ejemplo de anuncio de evento

Asunto atractivo: ¡Marca tu calendario! Es hora de la Extravagancia de los Marketers Digitales

Estimado/a Rob,

Anunciando el 7º año de la Extravagancia de los Marketers Digitales

Rob, nos complace dar el pistoletazo de salida a la Extravagancia de los Marketers Digitales por 7º año el 12 de octubre de 2023 en San Francisco.

Nuestras conferencias anteriores han estado repletas de información valiosa y excelentes oportunidades de networking, y sabemos que este año continuará la tradición.

Escucharás a ponentes como [nombres] y debatirás sobre el liderazgo de la industria en áreas como PPC y SEO en la era de ChatGPT.

Esta es una conferencia para poner en tu calendario ahora mismo.

[insertar fotos de conferencias anteriores].

Si pones tu nombre en nuestra lista de espera, recibirás la notificación anticipada para que puedas registrarte en cuanto se abra. Asegura tus descuentos y tu plaza.

¡Esperamos verte!

Promociona una conferencia en la que vas a hablar

Asunto: ¿Nos veremos en [nombre de la conferencia]?

Intro personalizada: Hola [Nombre],

Cuerpo: Nos complace anunciar que [nuestra empresa] hablará en [nombre de la conferencia] el próximo mes de marzo.

Sabemos que esta conferencia ofrecerá mucho valor en torno a la estrategia de ventas, y esperamos contribuir al debate. Nuestra charla se centrará en [tema], y prometemos aportar algunos de nuestros mejores consejos e ideas a la conversación.

Hablaremos el [día] a las [hora].

¡Esperamos verte entre el público!

Avísame si vas a estar allí para que podamos conectar durante el evento.

Ejemplo de anuncio de conferencia

Asunto: ¿Nos veremos en la Conferencia de Ventas?

Intro personalizada: Hola Silas,

Cuerpo: Nos complace anunciar que la Empresa de Ventas hablará en la Conferencia de Ventas el próximo mes de marzo.

Sabemos que esta conferencia ofrecerá mucho valor en torno a la estrategia de ventas, y esperamos contribuir al debate. Nuestra charla se centrará en la optimización de tus clientes potenciales antes de iniciar la conversación de ventas y en cómo convertir los clientes potenciales tibios en candentes, y prometemos aportar algunos de nuestros mejores consejos e ideas a la conversación.

Hablaremos el 3 de marzo a las 11 de la mañana.

¡Esperamos verte entre el público!

Avísame si vas a estar allí para que podamos conectar durante el evento.

Anuncia tu feria comercial

Asunto: ¡Sé nuestro invitado!

Intro personalizada: Estimado/a [nombre]

Cuerpo: Nos sentiríamos honrados si pudieras unirte a nosotros en nuestra feria [comercial]. Como uno de los profesionales más cualificados de la [nombre de la industria], nos encantaría tener la oportunidad de mostrarte algunos de nuestros últimos desarrollos. Debatiremos sobre algunas de las últimas tendencias en [industria] y conectaremos con otros expertos.

Nos reuniremos el [fecha] en [lugar] y esperamos que puedas unirte a nosotros.

Por favor, haznos saber si puedes asistir lo antes posible confirmando tu asistencia a través del enlace de abajo.

Ejemplo de anuncio de evento

Asunto: ¡Sé nuestro invitado!

Intro personalizada: Estimado/a Kathy,

Nos sentiríamos honrados si pudieras unirte a nosotros en nuestra feria comercial de logística. Como uno de los profesionales más cualificados de la industria logística, nos encantaría tener la oportunidad de mostrarte algunos de nuestros últimos desarrollos. Debatiremos sobre algunas de las últimas tendencias en transporte y líneas de suministro de empresas y conectaremos con otros expertos.

Nos reuniremos el 5 de abril en el Hyatt Hotel de Cleveland, Ohio, y esperamos que puedas unirte a nosotros.

Por favor, haznos saber si puedes asistir lo antes posible confirmando tu asistencia a través del enlace de abajo.

Comparte información sobre una feria comercial que estás patrocinando

Asunto: Esperamos verte en [nombre de la feria comercial] en [ciudad]

Intro personalizada: Estimado/a [Nombre],

Cuerpo: Nos hemos asociado oficialmente con [nombre del anfitrión] para su feria [industria] el [fecha] en [lugar]. Creemos que esta feria comercial proporcionará una excelente experiencia industrial este próximo [mes], con actividades como [actividad destacada].

Queríamos invitarte personalmente a unirte a nosotros. Creemos que esta feria comercial será perfecta para ti, con la oportunidad de debatir sobre algunos de los últimos desarrollos en [industria]. Si tienes previsto asistir, por favor, haznoslo saber para que podamos quedar y presentarte a otros líderes de la industria.

Siempre agradecemos tu apoyo.

Ejemplo de anuncio de evento

Asunto: Esperamos verte en la Feria Comercial de TI en Chicago

Intro personalizada: Estimado/a Matthew,

Cuerpo: Nos hemos asociado oficialmente con IT Leader para su feria comercial de ciberseguridad el 4 de junio en Chicago. Creemos que esta feria comercial proporcionará una excelente experiencia industrial este próximo mes de junio, con actividades como pruebas de ciberseguridad en persona.

Queríamos invitarte personalmente a unirte a nosotros. Creemos que esta feria comercial será perfecta para ti, con la oportunidad de debatir sobre algunos de los últimos desarrollos en TI. Si tienes previsto asistir, por favor, haznoslo saber para que podamos quedar y presentarte a otros líderes de la industria.

Siempre agradecemos tu apoyo.

Consigue confirmaciones de asistencia para un retiro de ejecutivos

Asunto: ¡Es hora de volver a reunirnos!

Intro personalizada: Estimado/a [nombre],

Es esa época del año otra vez. Esa oportunidad de desconectar, relajarse y recargar energías.

Este año celebramos el retiro corporativo en [lugar] el [fecha] a partir de las [hora].

Queremos que sea una experiencia agradable para todos, construyendo un ambiente de trabajo positivo y de apoyo que ayude a todos a rendir al máximo. Puedes contar con actividades como:

Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3

También se servirán deliciosas comidas para [comidas] para mantenernos con energía y listos para saltar a la siguiente actividad.

¿Listo para sumergirte? Haz clic abajo para enviar tu registro, y te enviaré el itinerario completo y todo lo que necesitas para tener un retiro excepcional.

¡Esperamos verte!

Ejemplo de anuncio de evento

Asunto: ¡Es hora de volver a reunirnos!

Intro personalizada: Estimado/a Tyrone,

Es esa época del año otra vez. Esa oportunidad de desconectar, relajarse y recargar energías.

Este año celebramos el retiro corporativo en el Corporate Retreat Center el 20 de julio a partir de las 10 de la mañana.

Queremos que sea una experiencia agradable, construyendo un ambiente de trabajo positivo y de apoyo que ayude a todos a rendir al máximo. Puedes contar con actividades como:

hogueras y socialización
kayak
meditación

También se servirán deliciosas comidas para el almuerzo y la cena para mantenernos con energía y listos para saltar a la siguiente actividad.

¿Listo para sumergirte? Haz clic abajo para enviar tu registro, y te enviaré el itinerario completo y todo lo que necesitas para tener un retiro excepcional.

¡Esperamos verte!

Invita a los empleados a un evento de agradecimiento

Asunto: [Nombre], ¡queremos darte las gracias por todo tu duro trabajo!

Intro personalizada: Estimado/a [nombre],

Tu dedicación y liderazgo durante [periodo de tiempo] no han pasado desapercibidos. Agradecemos todo lo que has hecho. Gracias a tu duro trabajo, hemos [logro].

Queríamos celebrarlo contigo y con tu equipo en [evento de agradecimiento] el próximo [periodo de tiempo].

Por favor, haznos saber qué hora te viene mejor. Una vez que recibamos todos los votos, confirmaremos los detalles y te haremos saber los planes finales.

Esperamos la celebración y no podemos agradecerte lo suficiente tu duro trabajo.

Ejemplo de anuncio de evento

Asunto: Anya, ¡gracias por todo tu duro trabajo!

Intro personalizada: Estimado/a Anya,

Tu dedicación y liderazgo durante el último trimestre no han pasado desapercibidos. Agradecemos todo lo que has hecho. Gracias a tu duro trabajo, hemos superado nuestro objetivo de ventas para el trimestre.

Queríamos celebrarlo contigo y con tu equipo con una cena de equipo en un restaurante de tu elección el próximo fin de semana.

Por favor, haznos saber qué hora te viene mejor. Una vez que recibamos todos los votos, confirmaremos los detalles y te haremos saber los planes finales.

Esperamos la celebración y no podemos agradecerte lo suficiente tu duro trabajo.

Organiza una junta formal de accionistas

Asunto: Próxima junta de accionistas de [empresa] programada para el [fecha]

Intro personalizada: Estimado/a [nombre]

Cuerpo: Celebraremos la Junta de Accionistas [periodo de tiempo] de [empresa] el [fecha] en [lugar].

Durante esta junta de accionistas, debatiremos los siguientes temas:

Tema 1
Tema 2
Tema 3
Tema 4

Por favor, ten en cuenta que solo los Accionistas comunes [y otros grupos si procede] tendrán derecho a voto en cualquier asunto que se someta a votación, tal y como se indica en los estatutos de la empresa.

El Consejo de Administración

Ejemplo de anuncio de evento

Asunto: Próxima junta de accionistas de Fortune Company programada para el 5 de agosto de 2023

Estimado/a Sra. Sophia Hernandez,

Celebraremos la Junta Trimestral de Accionistas de Fortune Company el 5 de agosto de 2023 en el Hotel Marriott de Street en Nueva York, Nueva York.

Durante esta junta de accionistas, debatiremos los siguientes temas:

Posible ampliación del consejo
Cuestiones presupuestarias para el cuarto trimestre
Objetivos de beneficio hasta 2023

Por favor, ten en cuenta que solo los Accionistas comunes tendrán derecho a voto en cualquier asunto que se someta a votación, tal y como se indica en los estatutos de la empresa.

El Consejo de Administración

Consigue confirmaciones de asistencia para una reunión interna de la empresa

Asunto: Por favor, házmelo saber si puedes asistir a [reunión]

Cuerpo: Buenos días, [nombre]

Solicitamos tu presencia el [fecha] en [lugar] a las [hora] para debatir sobre [tema].

Por favor, haznos saber si puedes asistir lo antes posible.

Puedes responder a la invitación del calendario o responder a este email.

Gracias por tu atención a este asunto.

Ejemplo de anuncio de evento

Asunto: Por favor, házmelo saber si puedes asistir a la reunión anual de planificación de marketing

Cuerpo: Buenos días, Su-lin

Solicitamos tu presencia el 15 de febrero en la sala de conferencias B a las 2 pm para debatir sobre el plan de marketing para el próximo año.

Por favor, haznos saber si puedes asistir lo antes posible.

Puedes responder a la invitación del calendario o responder a este email.

Gracias por tu atención a este asunto.

6 mejores prácticas para crear un anuncio de evento de primera clase

Para construir una estrategia de anuncio de eventos o conferencias de primera clase, querrás tener en cuenta algunas directrices clave.

• Dirige tus emails anunciando eventos: Asegúrate de pensar cuidadosamente en el público al que quieres dirigirte. Esto te ayudará a personalizar tus mensajes de acuerdo con los temas que más les importan. No todos los miembros del público querrán asistir a un evento determinado. Quieres saber quién obtendrá el mayor valor y cómo puedes comunicar este valor al público objetivo.
• Pon el valor más significativo por adelantado: Cuando alguien abre tu email, quieres dejarle claro de inmediato por qué debería preocuparse por el mensaje. Si guardas la información más importante para el final, es probable que pierdas a tu lector antes de que lea ese punto. Hazle saber inmediatamente por qué le importa.
• Combina diferentes canales: Utiliza una variedad de canales diferentes para involucrar a tu público. Conoce las plataformas en las que es más probable que llegues a los participantes interesados y utiliza una estrategia combinada para hacerles llegar tu información.
• Crea una experiencia de incorporación bien pensada: Cuando traes nuevos usuarios debido a tu evento, tienes la oportunidad de incorporarlos mientras alimentas su relación contigo como marca. Haz que esa experiencia valga la pena ofreciendo comunicaciones de alto valor. Podrías ofrecerles un boletín informativo útil e informativo o una prueba gratuita de producto. Mantenlos conectados a tu marca y asegúrate de que la asocien con valor y calidad.
• Asuntos sencillos: Los asuntos de tus comunicaciones deben ser directos y claros. Intenta que sean atractivos para animar a la gente a abrir el mensaje, pero no seas vago. Mantenlo sencillo y haz que tu valor sea inmediatamente aparente por adelantado.
• Líneas de apertura y cierre: Las primeras y últimas líneas de tu mensaje también deben tener prioridad. Utiliza la primera línea para atraer al lector y comunicar información clave. Termina el mensaje con una llamada a la acción clara, que normalmente será registrarse para tu próximo evento. Haz saber al lector exactamente cómo responder a tu mensaje.

Haz que cada comunicación de evento cuente

Los anuncios de eventos sirven como puerta de entrada para atraer asistentes, generar expectación e impulsar las inscripciones. Durante el proceso de gestión de eventos, los equipos de eventos se comunican enviando mensajes desde el anuncio inicial del evento hasta un email de seguimiento o, en determinadas circunstancias, una notificación de cancelación del evento.

¿Quieres empezar a crear emails increíbles para tu próximo evento? ¿Necesitas capacitar a toda tu empresa para impulsar las inscripciones y demostrar el ROI? Hubilo es una potente plataforma de eventos que puede ayudarte enormemente. Con sus herramientas de comunicación integradas, sitios web de eventos personalizables y aplicaciones móviles, Hubilo te permite crear y entregar anuncios de eventos convincentes. La plataforma de email marketing de Hubilo permite la mensajería dirigida, el contenido personalizado y la comunicación fluida a través de múltiples canales.

Aprovechando las funciones de Hubilo, puedes mejorar la eficacia de tus anuncios de eventos, llegar a tu público objetivo de forma más eficiente y maximizar la participación de los asistentes. Solicita una demostración hoy mismo para ver cómo Hubilo puede revolucionar tus anuncios de eventos y el éxito general de tus eventos. Nuestro equipo te guiará a través de las capacidades de la plataforma, mostrándote cómo puede optimizar la comunicación de tu evento y ayudarte a atraer asistentes con anuncios de eventos impactantes. Aprovecha la oportunidad de elevar tus anuncios de eventos e impulsar el éxito de tus eventos.

¿Cómo creo un evento a partir de un email?

Programa eventos y negocia horas para reunirte directamente con alguien en Gmail.

Crear un evento a partir de un mensaje de Gmail

1. En tu ordenador, ve a Gmail.
2. Abre un mensaje.
3. En la parte superior, encima del mensaje, haz clic en Más Crear evento. Se abrirá una nueva pestaña en tu navegador a Calendar.
4. Confirma el título del evento, los asistentes, la hora y otros detalles. Calendar:
   • Crea un evento.
   • Copia el asunto y el texto del mensaje de Gmail.
   • Añade automáticamente al destinatario del mensaje de Gmail como invitado.
5. Para invitar a más gente, añade sus direcciones de email.
6. Una vez que hayas terminado, haz clic en Guardar.

Consejo: El título y la descripción del evento se añaden automáticamente basándose en el asunto y el mensaje de email de Gmail.

Crear e insertar un evento en un mensaje de Gmail

1. En tu ordenador, ve a Gmail.
2. Crea o responde a un email.
3. En la parte inferior, haz clic en Fijar una hora para reunirse Crear un evento.
4. Consejo: Si no encuentras Fijar una hora para reunirse , en la parte inferior, haz clic en Más opciones .
5. A la derecha, confirma el título del evento, los asistentes, la hora y otros detalles. Calendar:
   • Crea un evento.
   • Utiliza el asunto de Gmail como título del evento.
   • Añade automáticamente al destinatario del mensaje de Gmail como invitado.
6. Para invitar a más gente, añade sus direcciones de email.
7. Haz clic en Guardar Enviar.

Consejos:

• Un resumen del evento se añade automáticamente de nuevo al mensaje de email.
• Si eliminas el resumen del evento del mensaje, el evento no se elimina de Calendar.

Ofrecer horas disponibles para reunirse en un mensaje de Gmail

1. En tu ordenador, ve a Gmail.
2. Crea o responde a un email.
3. En la parte inferior de tu mensaje, haz clic en Fijar una hora para reunirse Ofrecer horas en las que estás libre.
4. Consejo: Si no encuentras Fijar una hora para reunirse , haz clic en Más opciones .
5. A la derecha, selecciona la duración del evento.
6. Elige varias horas en la cuadrícula del calendario. Puedes seleccionar horas en diferentes días.
7. Haz clic en Siguiente.
8. Añade un título para el evento.
9. Expande el cuadro “Más información” para añadir detalles.
10. Haz clic en Añadir al email Enviar.

Cuando el destinatario selecciona una hora para el evento, el evento se crea automáticamente y se añade a tu calendario. También se envía un email de confirmación con los detalles del evento.

Importante: Esta función solo funciona para reuniones 1:1. Si hay varios destinatarios copiados en tu email, solo la primera persona que reserve una cita será añadida al evento. Los participantes adicionales deben añadirse por separado.

Consejos: