Maximiza la asistencia a tu evento: Estrategias clave

Organizar una conferencia, feria comercial o exposición requiere meses de planificación y esfuerzo. Sin embargo, todo ese trabajo vale la pena cuando el evento tiene una gran asistencia y se logra el objetivo principal: la conexión y un compromiso continuo con los participantes. Has invertido tiempo valioso, asegurado ponentes de renombre, promocionado el evento a tu audiencia e incluso creado una agenda impresionante. Aún así, si las inscripciones siguen lentas, la frustración es comprensible.

Afortunadamente, a continuación, te revelaremos todo lo que necesitas saber para maximizar la asistencia y obtener la recompensa que mereces por organizar un evento fenomenal. Descubre las claves para llenar tu evento y convertirlo en un éxito rotundo.

Razones comunes para la baja asistencia

Antes de analizar cómo maximizar la asistencia, es útil comprender las causas principales de la baja asistencia. En general, la baja asistencia puede ser el resultado de diversos factores. Después de crear un evento que seguramente merece la pena, experimentar una baja asistencia puede ser un golpe duro. Por lo tanto, es fundamental entender el "por qué" detrás de la poca asistencia para poder realizar ajustes y asegurar que no vuelva a ocurrir en tus eventos futuros.

• Falta de conocimiento: La razón más simple podría ser que los potenciales asistentes no conocen tu evento. Difundir la información sobre tu evento es crucial para aumentar la asistencia. Si nadie sabe que existe, nadie asistirá.
• Barreras de coste o problemas de registro: Otra razón común para la baja asistencia es un evento con un precio demasiado alto o donde la audiencia no percibe el valor, junto con dificultades en el proceso de registro. Cuanto más difícil y complejo sea el proceso de inscripción, más probable es que las personas se rindan y decidan no asistir. Simplifica el proceso y justifica el precio.
• Contenido o tema poco atractivo: Seamos realistas, todos estamos muy ocupados en la sociedad actual y se necesita algo de gran valor o inmensamente atractivo para merecer nuestro tiempo y atención. Por lo tanto, la baja asistencia a un evento puede deberse simplemente a que el tema no es lo suficientemente interesante o no despierta suficiente interés. Asegúrate de que tu evento ofrece algo que realmente resuene con tu público objetivo.
• Ubicación y/u horario inconvenientes: Al igual que con los bienes raíces, la ubicación de tu evento es clave. Asegúrate también de que el horario sea adecuado y que la ubicación atraiga a los asistentes. Un lugar de difícil acceso o un horario que choca con otros compromisos puede ser un factor decisivo en la asistencia.
• Eventos competidores: Esta situación puede incluir otros eventos similares que se celebren al mismo tiempo. Se puede evitar investigando los próximos eventos en tu sector antes de confirmar una fecha. La superposición con otros eventos relevantes puede dividir a tu público potencial.

Comprende a tu audiencia

Ahora que hemos analizado las razones comunes por las que la asistencia a tu evento puede ser baja, llegamos a los consejos que querrás conocer para asegurar que maximizas la asistencia y evitas que esto te suceda. El primer paso fundamental es comprender a tu audiencia. Esto implica dedicar tiempo a investigar a tu público objetivo. Necesitas conocer información clave sobre tus asistentes ideales para poder satisfacer eficazmente sus necesidades. Considera realizar estudios de mercado para averiguar lo siguiente:

• ¿Qué habilidades o información espera obtener tu audiencia al asistir a tu evento?
• ¿Qué problemas o desafíos necesita superar tu audiencia?
• ¿Qué aspectos motivarán a tu audiencia a asistir a tu evento?

Crea perfiles detallados de tu audiencia (Buyer Personas)

Una forma de asegurar que estás planeando el tipo de evento adecuado para tu público objetivo es crear y definir tu buyer persona. Un perfil de asistente es una representación ficticia pero ideal del tipo de persona que quieres atraer a tu evento. Este perfil incluirá características únicas que lo diferencian del público en general.

Considera factores como la ocupación, el género, la edad, las necesidades, los intereses y más de un asistente ideal al crear este perfil. Puedes utilizar datos demográficos, respuestas de formularios de registro e incluso investigaciones de terceros para crear tu perfil de público objetivo. Cuanto más detallado y preciso sea tu buyer persona, mejor podrás adaptar tu evento y tu marketing a las personas que realmente deseas atraer.

Desarrolla una propuesta de valor sólida

Como descubrimos anteriormente, no percibir un evento como lo suficientemente valioso puede ser una razón para la baja asistencia. Por lo tanto, es crucial comunicar los beneficios de asistir a tu evento a tu audiencia. Deja claro a tu público qué pueden aprender en tu evento que no está disponible en ningún otro lugar. Considera temas únicos, integración de tecnología y más para aportar valor a tu evento. Incluso puedes compartir datos o estudios de caso que muestren los resultados de eventos anteriores.

La idea es mostrar exactamente por qué tu evento tiene valor, por qué una persona no querrá perdérselo y qué ganará al asistir. En resumen, debes responder a la pregunta clave: ¿Qué hay para mí? (What's in it for me? - WIIFM).

Destaca los beneficios y características clave

Como se mencionó anteriormente, asegúrate de que tus asistentes sepan qué ganarán con tu evento. Incluye información sobre los ponentes principales, quiénes son y el valor que aportan. Además, asegúrate de compartir información sobre las oportunidades de networking e incluye detalles sobre los talleres.

Promociona tu evento como si fuera un evento deportivo de alta gama, muéstralo, presume y haz sonar tu propia trompeta; esta es tu oportunidad de enganchar a tus asistentes. Además, asegúrate de añadir cualquier detalle relevante del lugar a todo tu material informativo, comunica la situación del transporte público local, cubre los hoteles y puntos de referencia cercanos, e informa a los asistentes sobre los detalles de aparcamiento y el acceso para sillas de ruedas en la ubicación del evento. Cuanta más información útil y práctica proporciones, más fácil será para la gente decidir asistir.

Utiliza testimonios y estudios de caso

Si has tenido eventos exitosos en el pasado, considérate afortunado, ya que probablemente tengas una gran cantidad de información que puedes utilizar para compartir con futuros asistentes. Los testimonios de asistentes anteriores pueden generar credibilidad para los futuros asistentes. Utiliza estudios de caso, cuestionarios y más para demostrar que tu evento anterior tuvo una buena asistencia, fue disfrutado y fue exitoso. Esto ayudará a demostrar el valor de tu próximo evento porque tienes pruebas verificables de que ya has organizado un evento exitoso en el pasado. Ya has demostrado tu valía.

Aprovecha las estrategias de marketing digital

En la sociedad digital actual, es importante adoptar estrategias de marketing digital para llegar a tus asistentes donde se encuentran: online. Crea un sitio web de eventos y una página de registro de alta calidad. Promociona tu evento en las redes sociales, ofrece sesiones de streaming y más para generar aún más entusiasmo. Utiliza una aplicación para eventos si deseas enviar notificaciones y recordatorios a los asistentes antes y durante el evento. Comparte fotos y momentos destacados de eventos anteriores en diversas plataformas. El marketing digital es tu aliado clave para llegar a un público más amplio y específico.

Optimiza el sitio web de tu evento

Hablando del sitio web de tu evento, es imprescindible para cualquier evento actual. Asegúrate de que tu sitio web sea fácil de usar en muchos dispositivos, lo que significa que se vea igual de bien en un ordenador que en un smartphone o tableta, una estrategia llamada optimización móvil. También necesitas asegurar que tu sitio web ha sido diseñado con factores SEO que ayuden a que se encuentre en varios motores de búsqueda. Finalmente, asegúrate de que tu sitio web tenga una CTA o llamada a la acción clara que dirija a los visitantes del sitio a sus próximos pasos. Esto debería guiarles a inscribirse, suscribirse o pre-registrarse para tu evento. Un sitio web bien optimizado es tu carta de presentación digital y el centro de información para tu evento.

Utiliza plataformas de redes sociales

Las cifras de investigación global indican que más de la mitad de la población mundial utiliza ahora alguna forma de red social, lo que representa 5.070 millones de personas. Por lo tanto, si quieres aumentar la exposición de tu evento y asegurar que las personas adecuadas lo conozcan, debes adoptar las redes sociales como vía de publicidad. Crea contenido atractivo, titulares y fragmentos que comuniquen lo que tendrá lugar en tu evento. Además, considera la posibilidad de utilizar anuncios de pago para elevar tu marca y asegurar que aún más asistentes potenciales vean tus publicaciones, fotos, vídeos y más. Las redes sociales son un canal poderoso para conectar con tu audiencia y generar interés en tu evento.

Campañas de Email Marketing

No, a pesar de lo que hayas oído, el email marketing no ha pasado a la historia. De hecho, sigue siendo una forma muy eficaz de marketing si empleas las estrategias adecuadas. Crea una lista de correo electrónico específica para tu evento que incluya a antiguos asistentes y personas que hayan expresado interés de alguna manera en tu próximo evento. Crea invitaciones de correo electrónico convincentes diseñadas no sólo para proporcionar información, sino también para atraer a los posibles asistentes al evento a inscribirse. Luego, utiliza tus listas de correo electrónico de marketing para hacer un seguimiento con recordatorios para el registro del evento y más a medida que se acerca la fecha. El email marketing te permite comunicarte de forma directa y personalizada con tu público objetivo.

Colabora con influencers y socios

Los influencers están de moda hoy en día, así que si quieres amplificar un evento moderno, asociarte con un influencer es una gran idea. Por supuesto, si tu evento no se presta bien a la presencia de influencers, podrías en su lugar asociarte con otras empresas o líderes de la industria en tu sector. No sientas que te estás perdiendo al asociarte con un influencer, sino que míralo como una forma de ampliar tu alcance aún más y atraer a personas que de otra manera no habrías interesado. Puedes hacer que estos influencers formen parte de tu evento o simplemente que asistan y ayuden a construir la reputación del evento. De cualquier manera, su presencia es inmensamente útil. Los influencers pueden dar a conocer tu evento a una audiencia nueva y relevante.

Crea contenido promocional conjunto con patrocinadores

No tengas miedo de unir fuerzas con otras empresas que patrocinan tu evento y promocionar contenido de marca compartida como entradas de blog, webinars e incluso ejecutar tomas de control de redes sociales. Juntos, trabajando en equipo, tú y otros profesionales, empresas y más pueden lanzar una red mucho más amplia e interesar a aún más personas en tu evento. También puedes utilizar contenido que estas otras marcas hayan creado para impulsar aún más tu próximo evento promocional. La colaboración multiplica el alcance y el impacto de tu promoción.

Ofrece descuentos por reserva anticipada e incentivos

Se dice que a quien madruga Dios le ayuda, y una forma de incitar a la inscripción anticipada es ofrecer descuentos por reserva anticipada e incentivos para aquellos que se inscriben al principio. También puedes ofrecer otros tipos de descuentos para fomentar la acción por parte de los asistentes. Es naturaleza humana querer conseguir una buena oferta, así que asegúrate de que los asistentes que actúen rápido cosechen los beneficios de sus acciones. A su vez, esto idealmente animará a una acción aún más rápida por parte de otros. Los descuentos y ofertas especiales son un poderoso motivador para la inscripción temprana.

Ofertas por tiempo limitado

Las ofertas por tiempo limitado han demostrado ser eficaces en una amplia gama de estrategias de marketing. Las campañas de reserva anticipada como las mencionadas anteriormente son un ejemplo. Otra forma es crear un límite de tiempo en una oferta, animando a una acción rápida. Las ofertas por tiempo limitado crean una sensación de escasez y urgencia y animan a una persona a actuar rápido para no perdérselo.

Paquetes VIP y ventajas especiales

Crea paquetes VIP y ventajas especiales para algunos invitados. Esto les permitirá sentirse diferenciados de la población general de asistentes al evento. Esto puede incluir prestigiosos encuentros con los ponentes, ponentes principales sólo para VIP, asientos reservados, bolsas de regalos y más. Las ventajas exclusivas pueden incitar a los asistentes a pagar más para obtener un mayor rendimiento de su inversión en tu evento. Les hace sentir que están siendo tratados de forma especial y única, como un VIP. Esto apela a nuestro deseo innato de ser tratados de forma especial y única.

Involucra a los asistentes antes del evento

Antes de que tu evento tenga lugar, es importante mantener a los asistentes entusiasmados con lo que está por venir. Como todos sabemos, las cosas que están fuera de la vista tienden a salir de la mente. Por lo tanto, es importante interactuar con tus asistentes antes del evento. Comunica regularmente las actividades previas al evento y más para promover un creciente entusiasmo a medida que se acerca la fecha. Mantener la comunicación y el entusiasmo antes del evento es clave para evitar cancelaciones y asegurar la asistencia.

Envía encuestas previas al evento

Las encuestas son inmensamente útiles. Proporcionan información valiosa sobre cualquier grupo de personas. Utiliza los comentarios de las encuestas que envíes a los que planean asistir para adaptar el propio evento cuando sea posible. No, nunca serás capaz de contentar a todo el mundo, pero si muchos invitados piden lo mismo, entonces ¿por qué no proporcionarlo, si es posible, para aumentar el éxito de tu evento? Las encuestas te permiten conocer las expectativas de tus asistentes y adaptar el evento para satisfacerlas mejor.

Organiza webinars y meetups previos al evento

Otra forma de obtener esta información útil además de las encuestas es a través de reuniones virtuales previas al evento. Simplemente puedes tener una discusión sobre lo que los asistentes esperan experimentar en tu evento y lo que se podría hacer para mejorar su experiencia. Utiliza el marketing digital para promover la reunión virtual y tal vez incluso ofrecer otros incentivos para aumentar la asistencia, para que puedas obtener la información que necesitas para optimizar tu evento. Estas reuniones virtuales fomentan la participación y te permiten obtener feedback valioso.

Utiliza métodos de marketing tradicionales

Aunque gran parte del mundo está en línea, eso no quiere decir que no haya un lugar para los métodos de marketing tradicionales. De hecho, todavía funcionan increíblemente bien en muchos casos. Por ejemplo, la publicidad impresa, la publicidad por correo directo y más pueden promover tu evento y atraerán a personas que tal vez no pasen todo su tiempo en línea. No descartes los métodos tradicionales, especialmente si tu público objetivo incluye segmentos menos digitalizados.

Publicidad impresa y correo directo

Las publicaciones impresas locales y las revistas especializadas todavía te brindan una gran oportunidad para atraer a los asistentes al evento a través de anuncios impresos. Además, con el correo directo, incluso puedes enviar invitaciones personalizadas a tu evento o compartir folletos atractivos que podrían despertar interés. La publicidad impresa y el correo directo pueden ser efectivos para llegar a audiencias específicas y generar un impacto tangible.

Compromiso con la comunidad local

Otra forma de incitar a una mayor participación en tu evento es generar interés local. Puedes hacerlo fomentando el compromiso con tu comunidad y sus negocios de diversas maneras. Por ejemplo, podrías pedirles que distribuyan folletos sobre tu evento a nivel local, o incluso podrías asociarte con varios negocios o tener patrocinios locales para el evento. La idea es involucrar a la comunidad en la que se lleva a cabo tu evento para que toda la ciudad y los negocios locales sientan que son parte de tu evento. El apoyo de la comunidad local puede ser un activo valioso para aumentar la asistencia.

Monitoriza y analiza los resultados

Si no rastreas, monitorizas y analizas los resultados de tu evento de diversas maneras, nunca sabrás si el evento ha tenido el resultado promocional o final deseado. Lo que busques en cuanto a datos y monitorices dependerá de qué métricas y resultados esperas alcanzar. Puedes monitorizar el número de asistentes, los aplausos durante los discursos o charlas, el número de reuniones o talleres a los que se asiste, el tiempo de visionado de la transmisión en directo y mucho más. Estos datos te darán la tasa de retorno de cualquier evento midiendo varios puntos clave como cuántos clientes potenciales se convirtieron en ventas, el nivel de satisfacción de los asistentes al evento y más, revelando qué funcionó y qué no en términos de tu evento. La analítica de eventos es crucial para comprender el éxito y la rentabilidad de tu evento.

Utiliza herramientas de análisis

Hoy en día, hay muchas herramientas de análisis aplicables disponibles que funcionan para darte la información clave que necesitas sobre tu evento. Puedes utilizar informes de email marketing, información de redes sociales o incluso Google Analytics para rastrear el éxito de tu evento, la opinión general de los asistentes y más. Las métricas clave a rastrear incluyen el número de registros, la participación en redes sociales a medida que el evento se acercaba y durante el evento, y el tráfico del sitio web durante todo el tiempo. Al observar estas métricas con estas herramientas útiles, te darás una idea de qué elementos funcionaron y qué pudo haber faltado. Las herramientas de análisis te proporcionan datos objetivos para evaluar el rendimiento de tu evento.

Métricas de eventos para rastrear durante tu evento

Las siguientes son algunas métricas útiles que puedes rastrear durante tu evento que te ayudarán a determinar el valor general que los asistentes le dan a tu evento:

• Asistencia al evento: Esta es fácil. ¿Cuántas personas asistieron a tu evento? Combina estos datos con los registros de entrada, las ventas y otros datos para ayudarte a determinar si tu evento fue exitoso.
• Participantes recurrentes: Este es el número de personas que han asistido a tus eventos antes y han elegido asistir de nuevo. Es obvio que cuando tienes un buen número de personas que vuelven de nuevo, encontraron valor en eventos anteriores.
• Tasa de compromiso: Esto te dice lo que más les gustó a los asistentes de tu evento. El compromiso se puede medir anotando los aplausos durante varios talleres o las inscripciones a clases o talleres específicos. También puedes rastrear las publicaciones sobre tu evento y cuándo tuvieron lugar estas publicaciones.
• Respuesta a encuestas en directo: Especialmente si estás organizando un evento virtual, es importante encuestar a la audiencia regularmente. Esto puede ayudar a mantener a la audiencia virtual en casa comprometida. También puede hacer que la audiencia sienta que es parte del proceso, y que su voz está siendo escuchada.
• Mensajes de chat: El alto compromiso se puede rastrear por la presencia de mensajes de chat, como en las transmisiones en directo de YouTube.
• Popularidad de la sesión: Esta información te ayudará a determinar cuáles fueron las sesiones más y menos populares. Anotar el tema y el estilo de las sesiones más populares es inteligente, ya que esto te puede decir mucho sobre qué ofrecer en tu próximo evento.
• Uso de la aplicación del evento: Si tienes una aplicación para el evento que es una parte importante de tu evento, es útil rastrear cuántos invitados utilizaron la aplicación del evento según lo diseñado. Asegúrate de dar a los asistentes acceso a la aplicación desde una variedad de dispositivos como sus smartphones, ordenadores o tabletas.
• Tasa de abandono: Si estás transmitiendo en directo, asegúrate de rastrear cuántos miembros de la audiencia abandonan y no ven toda la sesión.

Métricas de eventos para rastrear después de tu evento

El rastreo de tu evento no debe terminar al cierre del evento en sí. De hecho, para comprender completamente el éxito de tu evento, necesitas rastrear algunas métricas clave después de que el evento haya terminado. Considera añadir estas a tu recopilación de datos si aún no lo has hecho:

• Tráfico del sitio web: Analiza el tráfico de tu sitio web después de que tu evento haya terminado para hacerte una idea de cuánto interés despertaste con tu evento. Por ejemplo, si observas que las visitas a tu sitio han aumentado después de un evento, esto podría indicar que las personas están buscando tu marca después de aprender más sobre ella en el evento. Esto es especialmente cierto si estás observando palabras clave o palabras clave de marca que se buscan y que formaban parte de tu evento.
• Puntuación neta del promotor (NPS): Es probable que hayas experimentado este cuestionario de una palabra, llamado promotor neto, en un restaurante u otro entorno. Es una pregunta de encuesta simple que pregunta a los asistentes qué probabilidades hay de que recomienden tu evento a colegas o amigos con una escala del 1 al 10. Idealmente, quieres obtener sobre todo 9s o 10s. Cualquier cosa menor significa que el asistente probablemente no estuvo tan comprometido como esperabas. Para obtener una Puntuación Neta del Promotor general, toma todas tus respuestas positivas, o aquellas que fueron 9 o 10, y resta las puntuaciones negativas, o aquellas que están entre 1 y 6. Las respuestas entre 7 y 8 se consideran neutrales.
• Ventas de clientes potenciales: Después de tu evento, ¿cuántos asistentes mostraron interés en comprar tus servicios o productos para asistentes? Estas personas están ahora listas para ventas para pasar de asistentes a clientes. Esta información puede ser difícil de rastrear sin la tecnología adecuada, así que asegúrate de explorar las soluciones de gestión de clientes potenciales de eventos.
• Encuestas posteriores al evento: Además de preguntar a los asistentes si recomendarían tu evento, tener encuestas generales que cubran varios otros elementos de tus eventos puede ayudarte a recopilar valiosos comentarios para utilizar en futuras estrategias de planificación y marketing de eventos.

Ajusta las estrategias basándote en los datos

Obviamente, la recopilación de datos sólo es útil si implementas lo que aprendes en la planificación de tu próximo evento. Incluso cuando planificas bien, tener métricas y datos reales puede ser de gran ayuda para refinar tus estrategias de marketing la próxima vez que planifiques un evento. Por ejemplo, si recopilas datos que muestran que la mayoría de los asistentes publicaron durante todo el evento en Facebook, entonces sabrás que Facebook es una plataforma sólida en la que deberías promocionar tu próximo evento. Las métricas también podrían revelar que un tipo específico de taller tuvo poca asistencia. Esto podría indicar que podrías dejar ese tipo de taller fuera de tu próximo evento. Realmente se trata sólo de prestar atención a los datos y luego hacer cambios para satisfacer mejor a los asistentes donde están, en lugar de tratar de atraerlos a tu evento. La adaptación basada en datos es la clave para la mejora continua de tus eventos.

Maximizar la asistencia a tu evento: Es posible

Es comprensible desanimarse cuando sientes que tu evento no está mereciendo el revuelo que crees que merece o no tiene la asistencia que planeaste. Has puesto mucho trabajo en la planificación y la logística de dicho evento y comprensiblemente quieres cosechar los beneficios de tu duro trabajo. Afortunadamente, hay algunas formas prácticas en las que puedes aumentar la asistencia a tu evento de forma casi segura teniendo en cuenta los consejos enumerados anteriormente. Si bien no puedes complacer al 100% de las personas el 100% del tiempo, utilizando datos, tecnología, un enfoque multicanal y una visión general completa, puedes aumentar tus posibilidades de dar en el blanco y organizar un evento que resulte exitoso. Aumentar la asistencia a un evento es más fácil cuando tienes la tecnología adecuada que te ayude a gestionar las operaciones de tu evento. Durante más de 20 años, A2Z Events ha estado ayudando a los profesionales de eventos a organizar eventos increíbles. Agenda una demostración hoy mismo y consulta la increíble gama de herramientas para eventos de A2Z Events que hacen que la gestión de eventos sea más sencilla.