Eventos Sostenibles: Guía Completa para la Gestión Responsable

En un mundo cada vez más consciente de la importancia de la sostenibilidad, la gestión de eventos sostenibles ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad imperante. Si bien en 2019 temas como el Brexit acaparaban la atención en el Reino Unido, la sostenibilidad en eventos se posicionaba como un desafío crucial para los organizadores, una tendencia que se replica globalmente, incluyendo Australia. La creciente preocupación por el medio ambiente impulsa la demanda de eventos que minimicen su impacto ecológico. Pero, ¿cómo se integra la sostenibilidad en el mundo de los eventos, tanto presenciales como virtuales? En este artículo, exploraremos en profundidad la gestión de eventos sostenibles, la relevancia de la norma ISO 20121 y cómo aplicarla, además de brindarte ideas prácticas para que tus próximos eventos, sin importar su formato, sean un ejemplo de responsabilidad ambiental y social.

¿Qué es la Gestión de Eventos Sostenibles?

La gestión de eventos sostenibles va más allá de la simple organización de un evento. Implica una planificación y ejecución conscientes que buscan minimizar los impactos negativos en el medio ambiente, la economía y la sociedad. No se trata solo de seguir una moda, sino de adoptar un enfoque responsable que considere el ciclo de vida completo del evento, desde su concepción hasta su finalización y legado.

Un evento sostenible se esfuerza por utilizar recursos de manera eficiente, reducir los residuos, promover prácticas éticas y generar un impacto positivo en la comunidad. Esto abarca desde la elección de proveedores eco-friendly hasta la implementación de estrategias para reducir la huella de carbono y fomentar la participación responsable de los asistentes. La sostenibilidad en eventos es un compromiso a largo plazo que beneficia a todos: al planeta, a la sociedad y a la propia organización.

La Norma ISO 20121: Un Faro para la Sostenibilidad en Eventos

En este contexto, la norma ISO 20121 se erige como una guía fundamental para la gestión de eventos sostenibles. Esta norma internacional proporciona un marco de referencia para que las organizaciones integren la sostenibilidad en todos los aspectos de la planificación y ejecución de eventos. Su enfoque se centra en los impactos sociales, económicos y ambientales, buscando que los eventos dejen un legado positivo y duradero.

La ISO 20121 es aplicable a eventos de todo tipo y tamaño, desde pequeñas reuniones hasta grandes congresos y festivales. Anima a las organizaciones a gestionar sus impactos de manera responsable, abordando aspectos como los derechos humanos y de la infancia, la equidad social, la protección del medio ambiente y el crecimiento económico sostenible. En esencia, esta norma es una herramienta poderosa para transformar la industria de eventos hacia un futuro más sostenible.

¿Por qué es importante la ISO 20121?

En la actualidad, la búsqueda de la sostenibilidad es un imperativo en la gestión de eventos. La ISO 20121 surge como un recurso esencial para orientar a las organizaciones hacia prácticas más éticas, ecológicas y socialmente responsables. La norma destaca nuevos enfoques en los derechos humanos y de los niños, así como en el legado de los eventos, demostrando el papel transformador de la sostenibilidad en la industria. Ofrece diversos métodos para demostrar la conformidad, incluyendo la autodeclaración, la validación de proveedores y la certificación por terceros, facilitando la adopción de prácticas sostenibles para organizaciones de todos los tamaños, especialmente para las PYMES que pueden enfrentar costos de certificación.

Beneficios de la ISO 20121

• Reduce el impacto ambiental de los eventos: Al implementar la norma ISO 20121, las organizaciones pueden disminuir significativamente su huella de carbono, el consumo de recursos naturales y la generación de residuos.
• Fomenta un enfoque holístico de la sostenibilidad: La norma considera los impactos económicos, ambientales y sociales de los eventos, promoviendo una gestión integral y equilibrada.
• Mejora la participación y satisfacción de las partes interesadas: Los asistentes, patrocinadores, proveedores y la comunidad en general valoran cada vez más los eventos sostenibles, lo que se traduce en una mayor participación y satisfacción.
• Fortalece la reputación organizacional y el valor de la marca: El compromiso con la sostenibilidad mejora la imagen pública de la organización y la diferencia de la competencia, atrayendo a clientes, socios y talento que comparten estos valores.
• Ofrece vías versátiles para la evaluación de la conformidad: La norma se adapta a organizaciones de todos los tamaños, ofreciendo diferentes métodos para demostrar el cumplimiento de los requisitos, desde la autodeclaración hasta la certificación por terceros.

¿Qué Hace que un Evento Sea Sostenible?

Es fácil afirmar que se organizan “eventos sostenibles”, pero ¿quién se engaña? Los eventos, por definición, generan un impacto. Sin embargo, esto no significa que debamos abandonar la idea de la sostenibilidad, especialmente porque es una tendencia creciente y una demanda de la sociedad. Implementar prácticas sostenibles puede resultar en una reducción del 20 al 30% en costos y una disminución del 60 al 80% en residuos (según el Events Industry Council). Además, con asistentes que buscan cada vez más experiencias eco-friendly, demostrar el compromiso de tu organización con estas iniciativas puede aumentar la asistencia y mejorar tu reputación.

La clave está en utilizar la tecnología para ofrecer la combinación perfecta de eventos presenciales, híbridos y virtuales. Esto no solo te hará más eco-friendly y atraerá a más participantes, sino que también impulsará el engagement y enriquecerá tus registros CRM con datos valiosos de primera mano, que te ayudarán a tomar mejores decisiones en el futuro.

¿Qué son los Eventos Sostenibles en la Práctica?

Los eventos sostenibles se centran en tomar medidas para reducir el impacto negativo en el planeta y la sociedad. Esto implica elegir productos y servicios sostenibles y llevar a cabo procesos que sean conscientes de los recursos de nuestro planeta. Al crear eventos sostenibles dentro de tu empresa, hay algunas áreas clave en las que debes enfocarte:

• Establecer objetivos de sostenibilidad claros y medibles para cada evento.
• Ofrecer a tus asistentes la opción de cómo quieren asistir, incluyendo opciones virtuales e híbridas.
• Incorporar iniciativas verdes en todos los aspectos del evento, desde la elección del venue hasta la gestión de residuos.
• Asegurar un uso eficiente de la energía, optando por fuentes renovables y tecnologías de bajo consumo.
• Reutilizar materiales siempre que sea posible, desde decoraciones hasta señalización.
• Minimizar los residuos en todas las etapas del evento, desde la planificación hasta la limpieza posterior.
• Seleccionar proveedores eco-friendly que compartan tu compromiso con la sostenibilidad.
• Educar a los asistentes sobre las prácticas sostenibles implementadas y cómo pueden contribuir.

Al tomar decisiones conscientes e informadas, crearás eventos que tengan un efecto negativo mínimo en nuestro planeta y comunidad. Además, los asistentes apreciarán los esfuerzos que tu empresa realiza para mantener la sostenibilidad del evento como una prioridad.

¿Por qué Deberías Preocuparte por los Eventos Sostenibles?

Algunas personas aún no están convencidas de la importancia de la sostenibilidad en eventos. Pero, ¿sabías que la industria de eventos es responsable de hasta el 10% de las emisiones globales de gases de efecto invernadero? Organizar eventos sostenibles te asegura no perder la oportunidad de atraer a un público amplio. Con más y más personas negándose a viajar para reducir su huella de carbono, quieren tener la opción de asistir a tu evento de forma remota.

Al esforzarte por la sostenibilidad, demuestras que te importa. Y eso atrae asociaciones y empleados sólidos. Muchas personas buscan trabajar o comprar productos de empresas que estén orgullosas de sus logros ecológicos. Además, la energía verde y la tecnología pueden ofrecer ahorros de costos para muchas empresas.

La Agencia de Protección Ambiental (EPA) descubrió que la generación de residuos sólidos municipales (RSM) es de 2,2 kg por persona, por día. Un estudio de California encontró que el participante promedio en un evento público genera 1,1 kg de residuos por día. Esto comienza a sumarse cuando se considera un evento con miles de asistentes durante varios días. La buena noticia es que la mayoría de estos residuos son reciclables, y la tecnología para eventos puede ayudar a reducir gran parte de ellos. Tu empresa solo necesita hacer esfuerzos conscientes para que esto suceda.

8 Beneficios de Organizar Eventos Sostenibles

¿Sientes curiosidad por organizar eventos sostenibles dentro de tu empresa? Es fácil ver por qué. Centrarse en organizar eventos sostenibles traerá generosas recompensas, desde reducir costos hasta crear un impacto duradero en tus clientes, consumidores y en la industria en general.

1. Más asistentes: Las personas son más propensas a asistir a un evento comprometido con la responsabilidad ecológica. Además, si les das a tus asistentes la opción de cómo prefieren asistir (online o presencial), apreciarán los esfuerzos que estás haciendo para promover el comportamiento sostenible y conseguirás más personas en tus eventos. Promociona tus ideas de eventos sostenibles a tu público antes de tu evento para aumentar el engagement y verás a más personas aparecer y terminarás con un ROI de evento más alto.
2. Conveniencia: ¿Cómo es un evento sostenible más conveniente? Piensa en algunas de las mayores formas en que los eventos consumen recursos valiosos:
   • Viajes (avión o coche)
   • Recursos para invitados (habitaciones de hotel, impresiones, etc.)
   • Desperdicio de comida (incluidos plásticos de un solo uso)

   ¿Cuál es una forma de eliminar todos esos problemas? ¡Una mezcla de eventos virtuales, presenciales e híbridos! Al ofrecer a los asistentes una opción virtual o híbrida, les das a aquellos que quizás no hubieran podido asistir a tu evento en persona la oportunidad de unirse de forma remota. Esto ayuda a ampliar tu lista de invitados para que sea global.

3. Eficiencia de costos: Los eventos sostenibles terminan ahorrándote dinero a largo plazo, ya sean ahorros de energía, reducción de desperdicio de alimentos, reducción de papel o recursos para asistentes. Tiene sentido que un evento más elegante y menos derrochador también cueste menos. Elegir una mezcla de formatos de eventos y ser consciente de las ubicaciones de los eventos por motivos de viaje reducirá los costos de tus eventos.
4. Mayor impacto: Abrir tu evento a soluciones verdes significa conexiones más fuertes con personas y empresas con ideas afines. Esto aumentará tu éxito y rentabilidad a largo plazo. Atraerás a aquellos que quieren trabajar con empresas como la tuya y les darás el incentivo para quedarse y crecer contigo. Además, tienes el potencial de conectar con más socios de todo el mundo e invitar a una gama más amplia de asistentes si organizas una mezcla de eventos virtuales, híbridos y presenciales.
5. Mayor engagement con los asistentes: Ya sea un evento virtual, presencial o híbrido, crear una experiencia sostenible puede impulsar el engagement. Algunas formas de hacerlo son implementando adecuadamente la tecnología para eventos y estrategias de comunicación omnicanal, así como utilizando los recursos de una manera innovadora.
6. Datos más ricos de la tecnología para eventos: Usar tecnología para eventos es una excelente manera de organizar eventos sostenibles y una gran ventaja son los datos enriquecidos que puedes recopilar de los asistentes. Algunas plataformas de eventos como SpotMe tienen integraciones CRM que permiten que grandes cantidades de datos se transfieran directamente desde tu plataforma de eventos a tu CRM. Si eres una empresa farmacéutica, por ejemplo, tus representantes de ventas pueden utilizar estos datos recopilados en tu CRM farmacéutico para impulsar su próxima mejor acción con los HCP.
7. Mejor reputación de la empresa: Las personas son cada vez más conscientes de cómo sus acciones impactan en nuestro planeta y esperan ver una gestión de eventos sostenible de cada empresa con la que interactúan, especialmente las grandes empresas. Muestra lo que estás haciendo para organizar eventos sostenibles. De esa manera, mejorarás tu reputación y destacarás de tu competencia.
8. Contribución al cuidado del medio ambiente: La planificación de eventos sostenibles es mucho mejor para el medio ambiente que los modelos tradicionales. Si queremos proteger nuestro planeta para las generaciones futuras, todos deberíamos poner de nuestra parte. Y si las grandes empresas como la tuya contribuyen al cuidado del medio ambiente organizando eventos sostenibles, darás un ejemplo para otras empresas, sin importar su tamaño.

24 Ideas para Eventos Sostenibles

Muchas empresas saben que quieren volverse ecológicas. Pero, ¿te estás preguntando cómo crear un evento sostenible? Hemos reunido 24 ideas que puedes tomar prestadas para ayudar a tu empresa a organizar eventos más sostenibles.

1. Evalúa el impacto de tu evento: El primer paso es evaluar el impacto ambiental de tus eventos. Analiza todo lo que usas: artículos desechables, fuentes de energía y servicios de transporte. Calcula el costo total de tus eventos en términos de energía, recursos y contaminación producida. Herramientas como Green Event Calculator (GEC) facilitan este proceso, generando informes sobre huella de carbono, consumo de energía, residuos y uso de agua.
2. Implementa la mezcla perfecta de eventos: virtuales, híbridos y presenciales: Reducir eventos presenciales y aumentar los virtuales e híbridos disminuye costos, amplía la audiencia y reduce emisiones de carbono. La tecnología facilita la gestión sostenible en todos los formatos.
3. Envía invitaciones digitales desde tu plataforma de eventos: Elimina el papel enviando invitaciones electrónicas a través de tu plataforma de eventos. Esto simplifica el registro y reduce el desperdicio.
4. Disponibiliza documentos importantes en tu aplicación del evento: Proporciona versiones digitales de materiales como folletos y presentaciones en la aplicación del evento, reduciendo el uso de papel y personalizando la experiencia del asistente.
5. Ofrece mapas en tu aplicación del evento: Facilita la navegación en eventos presenciales con mapas digitales en la aplicación, ahorrando papel y proporcionando herramientas útiles.
6. Utiliza una plataforma de gestión de eventos integral: Una plataforma end-to-end optimiza la gestión del evento y fomenta la sostenibilidad con funciones como registro sin papel y notificaciones automatizadas.
7. Proporciona material en tu centro de contenido on-demand: Crea un centro de contenido post-evento con materiales descargables, evitando impresiones y llegando a todos los asistentes, online y presenciales.
8. Reemplaza el swag desechable con engagement digital en el evento: Fomenta la participación digital a través de encuestas, feeds de actividad y gamificación en la aplicación del evento, en lugar de invertir en swag innecesario.
9. Busca proveedores de eventos cero residuos: Selecciona proveedores que compartan tus valores de sostenibilidad, desde caterings con ingredientes orgánicos y embalajes compostables hasta mobiliario de materiales reciclados. Considera alquilar en lugar de comprar.
10. Utiliza el networking digital en lugar de tarjetas de visita: Fomenta el networking digital a través de la aplicación del evento, eliminando el uso de tarjetas de visita de papel.
11. Utiliza marketing eco-friendly: Emplea redes sociales, impresión en papel reciclado con tintas vegetales, comunicaciones digitales y promociona iniciativas de cero residuos en tu marketing.
12. Elige opciones de transporte inteligentes: Anima al uso de transporte público, servicios de shuttle, coche compartido o vehículos eléctricos para reducir emisiones y costos.
13. Opta por venues eco-friendly: Selecciona venues comprometidos con la sostenibilidad, con certificaciones verdes y prácticas sostenibles como reciclaje, eficiencia energética y gestión de residuos.
14. Selecciona materiales reutilizables para la configuración del evento: Usa materiales reutilizables como bolsas, platos, manteles y decoraciones diseñados para eventos, reduciendo residuos y ahorrando a largo plazo.
15. Recicla: Implementa prácticas de reciclaje efectivas durante y después del evento, con contenedores adecuados, educación a asistentes y capacitación al personal.
16. Da premios o regalos que se destinen a causas sostenibles: Ofrece premios y regalos que apoyen causas sostenibles, como tarjetas de regalo a empresas eco-friendly o artículos reciclados.
17. Planifica, planifica y planifica aún más: La planificación meticulosa es clave para eventos sostenibles. Evalúa todas las áreas del evento, comunica los cambios y capacita al personal.
18. Encuentra formas de reducir el desperdicio de alimentos: Reduce el desperdicio de alimentos con pedidos anticipados, donación de excedentes, compostaje y sistemas de pedido precisos. Utiliza vajilla reutilizable o biodegradable.
19. Incluye un plan de gestión de residuos en tu proceso de planificación de eventos sostenibles: Desarrolla un plan de gestión de residuos que minimice la basura y asegure el reciclaje, reutilización o compostaje de los residuos restantes.
20. Desarrolla un diseño de evento más sostenible: Reevalúa el diseño del evento, considerando opciones virtuales o híbridas, eventos regionales más pequeños, venues céntricos y sesiones al aire libre para reducir el consumo energético.
21. Considera contratar a un consultor de sostenibilidad: Si necesitas ayuda para implementar cambios significativos, contrata un consultor de sostenibilidad que te asesore y te ayude a desarrollar planes personalizados.
22. Haz de la sostenibilidad del evento un requisito para patrocinadores y socios: Asegúrate de que tus patrocinadores, venues y proveedores compartan tu compromiso con la sostenibilidad.
23. Comparte tus esfuerzos sostenibles en redes sociales para animar a otros: Utiliza las redes sociales para comunicar tus prácticas sostenibles e inspirar a otros a seguir tu ejemplo.
24. No empieces a pensar en la sostenibilidad del evento demasiado tarde: La sostenibilidad debe ser una prioridad desde el inicio de la planificación para asegurar su correcta implementación y el logro de objetivos.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Qué hace que un evento sea sostenible?

Un evento sostenible es aquel que se planifica y ejecuta minimizando su impacto negativo en el medio ambiente, la economía y la sociedad. Implica tomar decisiones conscientes en cada etapa, desde la selección del venue y los proveedores hasta la gestión de residuos y la comunicación con los asistentes. Un evento sostenible busca utilizar los recursos de manera eficiente, reducir la contaminación, promover prácticas éticas y generar un legado positivo para la comunidad. No se trata solo de implementar medidas aisladas, sino de adoptar una mentalidad sostenible integral que permee toda la organización del evento.

Conclusión

La gestión de eventos sostenibles no es simplemente una tendencia pasajera, sino una evolución necesaria en la industria. Adoptar prácticas sostenibles no solo beneficia al planeta y a la sociedad, sino que también puede generar ahorros de costos, mejorar la reputación de tu organización y aumentar el engagement de los asistentes. La norma ISO 20121 proporciona un marco valioso para guiar tus esfuerzos, y las numerosas ideas prácticas disponibles te permiten implementar acciones concretas en tus eventos, sin importar su formato. Es hora de que la sostenibilidad sea un pilar fundamental en la planificación y ejecución de cada evento, construyendo un futuro más responsable y consciente para la industria y el planeta.