Eventos en Directo de Microsoft Teams: Guía Completa

En el panorama actual de la comunicación digital, la capacidad de conectar con audiencias amplias de manera efectiva es crucial. Los eventos en directo de Microsoft Teams emergen como una solución robusta y versátil para la transmisión de video y contenido de reuniones a grandes audiencias online. Estos eventos llevan la transmisión de video en vivo a un nuevo nivel, facilitando la conexión a lo largo de todo el ciclo de vida del compromiso, involucrando a los asistentes antes, durante y después del evento. Ya sea a través de Teams o Viva Engage, los usuarios pueden crear eventos en directo dondequiera que se encuentre su audiencia, equipo o comunidad.

¿Qué son los eventos en directo de Microsoft Teams?

Los eventos en directo de Teams son una extensión poderosa de las reuniones tradicionales de Teams, diseñados para comunicaciones de uno a muchos. Permiten transmitir video y contenido de reuniones a una audiencia online extensa, donde el anfitrión lidera las interacciones y los asistentes principalmente visualizan el contenido compartido. Imagina webinars, presentaciones a gran escala, o anuncios importantes para toda tu organización, todo gestionado desde la plataforma familiar de Teams. Los asistentes pueden participar viendo el evento en vivo o grabado a través de Viva Engage o Teams, interactuando con los presentadores mediante preguntas y respuestas moderadas o conversaciones en Viva Engage, fomentando así una experiencia más interactiva y participativa.

Descripción general

Profundizando en el concepto, los eventos en directo de Microsoft 365 se componen de varios elementos interconectados para asegurar una transmisión fluida y de alta calidad. Debido a la naturaleza de la tecnología de transmisión, estos eventos suelen alcanzar audiencias mucho mayores que las reuniones internas típicas. Al igual que otros servicios de transmisión de medios a gran escala, se utilizan redes de entrega de contenido (CDN) para llevar el contenido del evento en directo a los destinatarios. Este contenido se protege mediante métodos de cifrado y se autoriza mediante tokens de acceso emitidos según la configuración de la reunión del evento en directo. Es fundamental asegurar que el contenido de la reunión sea adecuado para una audiencia amplia o limitar apropiadamente la audiencia para contenido sensible. La seguridad es primordial, y las organizaciones deben incluir los eventos en directo y otros servicios de transmisión en su planificación y ejercicios de seguridad.

Roles del grupo de eventos

Para que un evento en directo sea exitoso, se definen roles claros para los participantes. Teams empodera a múltiples roles: organizador, productor, presentador y asistente. Cada uno tiene responsabilidades específicas que contribuyen al buen desarrollo del evento:

• Organizador: Es quien crea el evento, define la configuración, invita a los miembros del equipo del evento y gestiona los permisos.
• Productor: Actúa como el director técnico del evento. Es responsable de iniciar y detener el evento, compartir video, gestionar los presentadores, moderar preguntas y respuestas, y asegurar que la transmisión se realice correctamente.
• Presentador: Son los encargados de compartir contenido, ya sea video, pantalla o presentaciones, y de comunicar el mensaje principal a la audiencia.
• Asistente: Es el público que visualiza el evento en directo. Su rol principal es recibir la información, aunque pueden interactuar a través de preguntas y respuestas o conversaciones, dependiendo de la configuración del evento.

Componentes clave

Existen cinco componentes clave que son fundamentales para la funcionalidad de los eventos en directo en Teams:

1. Programación: La capacidad de programar el evento en Teams, definiendo permisos, designando miembros del equipo, seleccionando el método de producción e invitando a los asistentes.
2. Producción: La creación del evento en sí, que puede variar desde el uso de una simple webcam hasta una producción de video profesional multicámara.
3. Plataforma de streaming: La infraestructura que permite la transmisión del video a la audiencia, basada en Azure Media Services y Azure Content Delivery Network (CDN).
4. Red de entrega de contenido empresarial (eCDN): Opcional, pero crucial para grandes organizaciones, distribuye el contenido de video dentro de la red empresarial sin saturarla, optimizando la experiencia para los asistentes internos.
5. Experiencia del asistente: La interfaz y las herramientas que utilizan los asistentes para visualizar y participar en el evento, a través de Teams o Azure Media Player, en diversos dispositivos.

Programación

La programación es el punto de partida. Teams permite a los organizadores crear un evento definiendo los permisos de los asistentes, designando a los miembros del equipo del evento, seleccionando un método de producción e invitando a los asistentes. Es importante destacar que para programar eventos en directo, los organizadores deben utilizar el cliente web de Teams. Al programar, se les pedirá que abran un formulario web. Un punto crucial a recordar es que los usuarios no pueden programar reuniones o eventos en directo cuando están sin conexión o funcionando con ancho de banda limitado.

Producción

La producción es el corazón del evento en directo. La entrada de video puede variar significativamente, desde una simple webcam hasta una producción de video profesional con múltiples cámaras. Teams soporta un espectro de escenarios de producción, incluyendo eventos producidos directamente en Teams utilizando una webcam o eventos producidos en una aplicación o dispositivo externo. La elección del método de producción dependerá de los requisitos del proyecto y el presupuesto disponible. Existen dos métodos principales de producción:

• Teams: Este método permite producir el evento directamente en Teams, utilizando la webcam o entradas A/V desde sistemas de salas de Teams. Es ideal para usar dispositivos de audio y video conectados a la PC o invitar a presentadores remotos. Facilita el uso de webcams y compartir pantalla como entrada al evento.
• Codificador externo (Teams Encoder): Permite producir eventos en directo desde un codificador externo basado en hardware o software, integrándose con Teams. Esta opción es preferible si ya se cuenta con equipo de calidad de estudio, como mezcladores de medios, que soporten la transmisión a un servicio de Protocolo de Mensajería en Tiempo Real (RTMP). Este tipo de producción se utiliza típicamente en eventos a gran escala, como reuniones generales ejecutivas, donde una sola transmisión desde un mezclador de medios se difunde a la audiencia.

Plataforma de streaming

La plataforma de streaming de eventos en directo se compone de dos elementos fundamentales:

• Azure Media Services: Proporciona servicios de streaming de video con calidad de transmisión para alcanzar grandes audiencias en los dispositivos móviles más populares. Mejora la accesibilidad, distribución y escalabilidad, facilitando y haciendo rentable la transmisión de contenido a audiencias locales o mundiales, todo ello protegiendo el contenido.
• Azure Content Delivery Network (CDN): Una vez que la transmisión se activa, se entrega a través de Azure CDN. Azure Media Services proporciona CDN integrado para los puntos finales de streaming. Esto permite que las transmisiones se visualicen en todo el mundo sin almacenamiento en búfer, garantizando una experiencia de visualización fluida.

Red de entrega de contenido empresarial (eCDN)

Para organizaciones grandes, la eCDN juega un papel vital. Su objetivo es tomar el contenido de video de Internet y distribuirlo por toda la empresa sin afectar el rendimiento de la red. Se puede utilizar la solución eCDN de Microsoft o una de las siguientes opciones de socios certificados para optimizar la red para eventos en directo dentro de la organización. Esto asegura que todos los empleados dentro de la red corporativa puedan ver el evento sin causar congestión en el ancho de banda.

Experiencia del asistente

La experiencia del asistente es primordial. Es fundamental que los asistentes puedan participar en el evento en directo sin problemas. La experiencia del asistente utiliza Teams (para eventos producidos en Teams) y Azure Media Player (para eventos producidos en una aplicación o dispositivo externo), funcionando en escritorio, navegador y móvil (iOS, Android). Microsoft 365 y Office 365 ofrecen Viva Engage y Teams como dos centros de colaboración, y la experiencia del asistente en directo está integrada en estas herramientas.

Informe de uso de eventos en directo

Para los administradores, existe la posibilidad de acceder a análisis de uso en tiempo real de los eventos en directo en el centro de administración de Microsoft Teams. El informe de uso de eventos en directo muestra la visión general de la actividad de los eventos en directo celebrados en la organización. Se puede consultar información del uso del evento, incluyendo el estado del evento, la hora de inicio, las visualizaciones y el tipo de producción, proporcionando datos valiosos sobre el alcance y la participación en los eventos.

¿Quién puede asistir, crear y programar eventos en directo?

Cualquier persona puede asistir a un evento en directo sin necesidad de una licencia. Sin embargo, para crear y programar eventos en directo, se requiere una licencia específica de Microsoft 365 u Office 365 Enterprise o Education. Los requisitos de licencia varían dependiendo del rol (organizador, productor, presentador). Generalmente, se necesita una licencia Enterprise E1, E3 o E5, o una licencia Education A3 o A5 para organizar. Para producir o presentar, se aceptan también licencias Education A1. Es importante destacar que los planes Microsoft 365 Small Business actualmente no pueden crear y celebrar eventos en directo.

Requisitos previos

Además de las licencias, existen otros requisitos previos para que los usuarios puedan programar un evento en directo de Teams. Estos incluyen tener habilitada la programación de reuniones privadas en Teams, el uso compartido de video y pantalla en reuniones, y, crucialmente, la programación de eventos en directo en Teams habilitada a través de las políticas de administración.

Políticas

Para una experiencia completa de eventos en directo, los usuarios deben tener ciertas políticas habilitadas en Teams. Esto incluye:

• Programación de reuniones privadas habilitada.
• Uso compartido de video habilitado.
• Uso compartido de pantalla habilitado.
• Programación de eventos en directo habilitada.
• Modo de coexistencia configurado para poder programar reuniones de Teams (Islas, Reuniones Primero o Solo Teams).

Es importante tener en cuenta que los usuarios anónimos no autenticados no pueden ser invitados como productores o presentadores en eventos en directo de Teams.

Permitir que los invitados presenten

Para que un invitado pueda presentar en un evento en directo, es necesario seguir ciertos pasos. Se recomienda crear un canal para productores y presentadores del evento en directo para que puedan chatear y compartir información antes del evento. Los invitados que no tienen credenciales de Microsoft 365 no pueden ver el Calendario en Teams. Para facilitarles la unión al evento, los productores pueden publicar el enlace del evento en el canal. Los presentadores pueden entonces abrir Teams, ir al canal y seleccionar el enlace para unirse al evento.

¿Quién puede ver eventos en directo?

La visibilidad de los asistentes a eventos en directo depende de la configuración del evento y del método de producción utilizado.

¹ Solo se puede invitar a través de Personas y Grupos.

Eventos en directo de Teams: Capacidades y Características

Los eventos en directo de Teams ofrecen una serie de capacidades y características clave para la transmisión efectiva de eventos a grandes audiencias.

¹ Los límites establecidos pueden cambiar. Consulta Límites y especificaciones para Teams.
² Puede haber hasta 100 presentadores y productores en un evento en directo, pero solo los últimos 10 que hablaron aparecen en la lista.

Disponibilidad regional

Los eventos en directo de Teams están disponibles en múltiples regiones alrededor del mundo, asegurando una amplia cobertura para usuarios globales. La región para el evento se selecciona automáticamente dependiendo del organizador y la ubicación del inquilino de Microsoft 365. Están disponibles en centros de datos en Norteamérica, Asia Pacífico y Europa/África, y soportan la ubicación de datos para una extensa lista de países y regiones.

Exclusiones y consideraciones

Es importante tener en cuenta que la ubicación de datos de Teams fuera de las regiones soportadas actualmente no está disponible para eventos en directo. Además, aunque los eventos en directo son una herramienta poderosa, es crucial planificar y configurarlos correctamente para asegurar una experiencia óptima para todos los participantes.

¿Cómo habilitar los eventos en directo en Teams?

Los eventos en directo de Teams son una extensión de las reuniones de Teams. Para crear un evento en directo en Teams, selecciona 'Reuniones' en el lado izquierdo de la aplicación y luego 'Nueva reunión'. En la parte superior del cuadro de diálogo, selecciona 'Nueva reunión' > 'Nuevo evento en directo'. Añade el título de la reunión, la fecha y hora, y otros detalles. En el cuadro 'Invitar a personas a tu grupo de eventos', añade los nombres de las personas que presentarán y producirán el evento. Selecciona 'Siguiente'. Bajo 'Permisos del evento en directo', elige quién puede asistir a tu evento en directo. Realiza las selecciones bajo '¿Cómo planeas producir tu evento?'. Selecciona 'Programar'.

¿Qué diferencia un evento en directo de una reunión?

Aunque ambos son herramientas de comunicación de Microsoft Teams, las reuniones y los eventos en directo tienen propósitos distintos. Las reuniones de Teams están diseñadas para la colaboración e interacción bidireccional entre un grupo más pequeño de participantes. Son ideales para discusiones, brainstorming y trabajo en equipo. Por otro lado, los eventos en directo están diseñados para transmisiones de uno a muchos a grandes audiencias, con un enfoque en la presentación de información a una audiencia pasiva, aunque con la posibilidad de interacción a través de preguntas y respuestas. Mientras que las reuniones fomentan la participación activa de todos los asistentes, los eventos en directo se centran en la difusión de un mensaje a un público amplio de manera controlada y profesional.