hace 1 año
Organizar un evento exitoso es una experiencia emocionante. Tú y tu equipo han dedicado incontables horas a planificar hasta los detalles más pequeños, y es gratificante ver cómo los esfuerzos dan sus frutos. Sin embargo, la gestión de eventos conlleva su propio conjunto de desafíos. Excesos presupuestarios, problemas logísticos y fallos técnicos pueden causar rápidamente el caos y arruinar la experiencia del evento. No en vano, el trabajo del responsable de marketing de eventos es uno de los más estresantes del mundo.
¡Pero no todo son malas noticias! Con un plan adecuado, puedes asegurarte de que el evento se desarrolle sin contratiempos. Y en el raro caso de que surjan problemas, estarás preparado para gestionarlos sin sudar la gota gorda. El primer paso de este proceso comienza con la creación de un documento llamado resumen del evento.
En este artículo, explicaremos el concepto de resumen de evento, su importancia en el proceso de planificación de eventos y cómo puedes crear uno para tu evento. ¡Vamos allá!
¿Qué es un Resumen de Evento?
Un resumen de evento, también conocido como *brief* de evento, es un documento completo que abarca todos los elementos esenciales del evento. Incluye detalles como la fecha y hora del evento, el lugar de celebración, el presupuesto, la logística, el cronograma y la agenda/programación del evento. También puede incluir información sobre los ponentes, los asistentes y los patrocinadores.
El resumen del evento actúa como un plano para ayudarte a planificar cuidadosamente cada etapa del evento y a prever cualquier contingencia. Recuerda que el resumen del evento no debe vivir aislado. Asegúrate de que esté disponible y sea fácilmente accesible para todo tu equipo, de modo que puedan utilizarlo como guía y realizar un seguimiento del progreso del evento.
¿Por qué es Importante un Resumen de Evento?
Organizar un evento es como emprender un viaje. Al igual que un viaje, se necesita mucha planificación, tiempo, dinero y recursos para llevar a cabo un evento. Un evento mal planificado puede agotar estos recursos, mientras que un evento bien planificado puede obtener resultados desproporcionados. Estos resultados pueden variar, pero a menudo incluyen métricas como ingresos, clientes potenciales y reconocimiento de marca.
Un resumen de evento actúa como el mapa que puedes utilizar para dirigir tu estrategia y a tu equipo en la dirección correcta para alcanzar los objetivos de tu evento. Estas son tres razones clave por las que un resumen de evento es esencial para el éxito de tu evento:
- Establecer un cronograma claro para las diversas fases del evento. Esto garantiza que completes las actividades en el orden correcto sin quedarte atascado en un círculo vicioso.
- Visualizar la asignación del presupuesto para cada actividad. Trabajar con un presupuesto te permite evitar aprobaciones presupuestarias de última hora y costosos sobrecostes.
- Agilizar la comunicación y la coordinación entre los diferentes equipos y proveedores externos.
¿Qué Debe Incluir un Resumen de Evento?
El resumen del evento es una versión más directa y simplificada del plan de evento completo, por lo que no contiene todos los detalles del evento o la estrategia. El objetivo es informar al equipo de marketing y a otras partes interesadas sobre los detalles clave del evento para mantenerlos actualizados sobre la marcha.
Echemos un vistazo a los seis elementos esenciales de un resumen de evento:
1. Visión General del Evento
La sección de visión general del evento debe incluir los detalles principales del mismo, como el nombre, el propósito, el formato, la estructura y las actividades clave que tienes previsto realizar durante el evento. Si te ayuda, también puedes ofrecer una visión panorámica de los objetivos del evento para ayudar a los demás a comprender las metas concretas que pretendes alcanzar.
2. Directrices de Marca
El sitio web del evento, los materiales de marketing y el *merchandising* mostrarán de forma destacada la identidad del evento y de la marca. Para garantizar que la marca del evento aparezca de forma coherente en todas partes, incluye las directrices de marca que deseas que sigan el equipo del evento y los proveedores. Estas directrices pueden incluir el nombre del evento, su abreviatura, el hashtag, el logotipo (y sus variaciones aceptables), el eslogan, las fuentes y las combinaciones de colores.
3. Fecha, Hora y Lugar
Esto puede parecer una obviedad, pero mencionar la fecha y la hora en el resumen del evento ayuda a los responsables de marketing de eventos con el calendario del evento, las sesiones de ponencias, las mesas redondas y las sesiones de *networking*. Las fechas confirmadas permiten a los coordinadores de eventos reservar alojamiento y compartir itinerarios de viaje con los ponentes y patrocinadores. Mencionar el lugar de celebración en el resumen te permite encontrar hoteles y opciones de transporte en las proximidades, que puedes comunicar a los asistentes, ponentes, patrocinadores y proveedores. También es útil hablar de la capacidad del lugar, las opciones de *catering*, los servicios y los detalles de accesibilidad.
4. Cronograma
El cronograma del evento proporciona una secuencia de tareas y eventos con los recursos y plazos mencionados para ayudarte a gestionar el evento de forma eficaz. En función de la escala del evento, puedes dividir las tareas en tramos de 12, nueve, seis o tres meses para organizar las actividades en función de su prioridad. Para mayor comodidad, puedes priorizar aún más las tareas en equipos o departamentos.
5. Presupuesto
Desglosa el presupuesto en varias categorías y elementos para que el equipo pueda planificar el gasto en consecuencia. Las áreas clave en las que debes proporcionar un presupuesto incluyen marketing, logística, tecnología, equipamiento, lugar de celebración, *catering*, entretenimiento, ponentes y personal. Es opcional, pero también puedes incluir las fuentes de generación de ingresos para el evento, como la venta de entradas y los paquetes de patrocinio.
Cómo Escribir el Resumen de Evento Definitivo
En la sección anterior se describieron los componentes críticos de un resumen de evento. En esta sección, vamos a ver cómo escribir el resumen de evento definitivo. Sigue los pasos que se indican a continuación para crear una plantilla de resumen de evento que puedas reutilizar para todos tus próximos eventos.
Paso 1: Comienza con los Detalles Más Importantes del Evento
A medida que tu resumen de evento se vuelve más detallado, es posible que tengas que hojear algunas páginas para encontrar los detalles que necesitas. Elimina este problema resumiendo de forma concisa los detalles clave en la parte superior de tu resumen. Piensa en esta sección como una hoja de trucos a la que puedes recurrir en cualquier momento. Considera la posibilidad de incluir la siguiente información:
- Nombre y eslogan del evento
- Descripción y propuesta única de venta (USP) del evento (Puedes escribir una especie de discurso de ascensor)
- Fecha y hora
- Lugar/ubicación
- Sitio web del evento y enlace de inscripción
- Formato del evento
- Ponentes y patrocinadores principales
- Jefes de equipo y sus datos de contacto
Paso 2: Explica por Qué Vas a Organizar el Evento
Cuando inviertes tanto en un evento, es esencial saber qué pretendes obtener de él. Describir el "por qué" o el propósito de tu evento alineará a tu equipo en la visión y hará que todos trabajen para alcanzar los mismos objetivos compartidos. Explica tu "por qué" desde los dos puntos de vista siguientes:
Por qué 1: ¿Qué Ganamos Nosotros con Esto?
Esta sección debe hablar del propósito del evento. ¿Por qué la empresa organiza el evento? ¿Vas a lanzar un nuevo producto, buscas generar más clientes potenciales o impulsar el conocimiento de la marca? Aclarar estas preguntas te permitirá establecer objetivos tangibles, y el equipo podrá planificar sus iniciativas en consecuencia.
Por qué 2: ¿Qué Gana el Público con Esto?
Esta sección responde al valor que obtienen tus asistentes de tu evento. Por ejemplo, si quieres establecer tu marca como líder de opinión en el sector, querrás que el evento cuente con líderes del sector que hablen de las últimas tendencias e innovaciones en tu nicho. Del mismo modo, el lanzamiento de un nuevo producto incluiría charlas y debates que cubran el problema que aborda tu producto, junto con una prueba gratuita del producto.
Paso 3: Menciona Dónde Puede Encontrar el Equipo la Información Importante
Aunque los resúmenes de eventos deben incluir detalles clave, son esencialmente un esquema del evento. Piensa en él como la primera página de tu madriguera *wiki*, que ocupa más de una página. Por lo tanto, en lugar de poner toda la información en un solo documento, utilízalo para informar al equipo de dónde puede encontrar la información específica que busca. Si utilizas un *software* de gestión de activos digitales para almacenar archivos, crear una carpeta específica para el evento lo facilita todo. De lo contrario, puedes mencionar enlaces a los siguientes recursos:
- Plan del evento
- Rastreador/cronograma del proyecto
- Hoja de cálculo del presupuesto
- Plan de marketing y comunicación
- Guía de marca o estilo
- Carpeta de *rich media* (iconos, imágenes, vídeos y otros archivos de stock)
- Perfiles de ponentes y patrocinadores
- Presentaciones de los ponentes
- Datos de contacto de los proveedores
Paso 4: Incluye un Resumen del Presupuesto del Evento
El presupuesto del evento se vuelve muy granular, y hacer un seguimiento del mismo en el resumen del evento no es una práctica eficiente. Si bien seguirás haciendo un seguimiento del presupuesto en una hoja de cálculo separada, no olvides añadir los puntos clave del presupuesto del evento en el resumen. Como se ha señalado anteriormente, menciona el presupuesto asignado a los diferentes departamentos y actividades. También puedes dividir las columnas del presupuesto en presupuesto asignado y presupuesto gastado para que el equipo sepa cuánto puede gastar. También debes mencionar los puntos de referencia para las diversas actividades de marketing. Por ejemplo, si tienes previsto aumentar las inscripciones para el evento de este año, comparte el objetivo de este año, un resumen de cómo tienes previsto alcanzar tu objetivo, el presupuesto de promoción y una breve comparación de los objetivos y el rendimiento del evento del año pasado. El propósito de incluir un resumen del presupuesto es hacer que la información que se necesita con frecuencia sea fácilmente accesible.
Paso 5: Visualiza el Cronograma del Evento
Al igual que el presupuesto, el cronograma del evento puede ser muy detallado. Por lo tanto, menciona sólo los hitos clave en el resumen del evento. Algunos de los hitos incluyen la finalización del lugar de celebración, la confirmación de la lista de ponentes, la fecha límite de inscripción anticipada y el calendario de actividades importantes de marketing y promoción. Puedes visualizar estos hitos utilizando un diagrama de Gantt para poder identificar las dependencias y colaborar de forma más eficaz.
Prepárate para el Éxito con un Resumen de Evento
David Allen, un famoso experto en productividad, señala: "Rara vez las cosas se atascan por falta de tiempo. Se atascan porque no se ha definido cómo hacerlas". Preparar un resumen de evento te ayuda a definir las prioridades y a encaminar el evento en la dirección correcta. Este artículo proporciona un esquema general de cómo abordar la redacción de un resumen de evento, pero no dudes en modificarlo según sea necesario para satisfacer las necesidades de tu propio evento. Sólo recuerda mantener tu resumen objetivo y práctico, y estarás en el camino correcto para un evento ejecutado a la perfección.